การตั้งค่าใช้งานโปรแกรม

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz สามารถกำหนดให้ผู้ใช้ไม่สามารถขายสินค้าที่ต่ำกว่าราคาทุนได้ เพื่อลดอัตราการขาดทุนจากการขายสินค้า

กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการexport หรือนำออกข้อมูลรหัสบัญชีทั้งหมดในโปรแกรม Prosoft ibiz มีขั้นตอนดังนี้

ขนาดโลโก้ (Logo) บนแบบฟอร์มมาตรฐานของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ได้มีการรับรองทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ รูปแบบสี่เหลี่ยมจัตุรัส (85x85px) และรูปแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้า (170x85px)

ถ้าผู้ใช้งานต้องการเพิ่มรายชื่อของพนักงาน เพื่อใช้สร้างUser เพื่อใช้เข้าสู่ระบบ หรือเพิ่มเข้าระบบเพื่อใช้กำหนดผู้รับผิดชอบในเอกสารหรือกิจกรรมอื่นๆ สามารถทำได้ดังนี้

ในกรณีที่มีการลดหนี้นั้น จะต้องมีการระบุเหตุผลการลดหนี้ด้วยทุกครั้ง เพื่อให้ทราบว่าเหตุใดถึงมีการลดหนี้ และแต่ละเหตุผลของการลดหนี้นั้นจะไม่เหมือนกัน ดังนั้นจะต้องเพิ่มเหตุผลการลดหนี้ให้ตรงกับความต้องการ

การใช้งานระบบเลขที่ Running จะเป็นการช่วยสร้างเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถปิดระบบเลขที่ Running ของแต่ละเอกสารได้ โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการเพิ่มสมุดรายวัน เนื่องจากระบบมีให้ไม่ครบถ้วนเพียงพอ ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มรหัสสมุดรายวันได้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

กรณีที่เราต้องการสร้างข้อมูลสกุลเงินเพิ่มเติม เนื่องจากฐานลูกค้าที่เป็นชาวต่างชาติ ที่นอกเหนือจากที่ระบบจัดทำมาให้เเล้ว สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

เงินสดย่อย คือ การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด เป็นการกำหนดวงเงินจำนวนหนึ่งขึ้นมาถือไว้ เพื่อให้เกิดความสะดวกในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ เช่น รายจ่ายค่าพาหนะ ค่าไปรษณีย์ ค่าซ่อมแซม ค่าขนส่งสินค้า เป็นต้น ดังนั้นก่อนที่จะบันทึกเอกสารจ่ายเงินสดย่อย ผู้ใช้งานจะต้องมีการสร้างรายละเอียดค่าใช้จ่าย โดยมีวิธีการสร้างค่าใช้จ่ายดังนี้

ก่อนที่ผู้ใช้งานจะสร้างข้อมูลเจ้าหนี้ (Vendor) ควรมีการกำหนดให้ระบบคอยแจ้งเตือนในการระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรทุกครั้ง เพื่อป้องกันในกรณีที่ผู้ใช้งานได้มีการสร้างเอกสารซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้ว และพบว่าลืมระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี จึงทำให้รายงานภาษีซื้อไม่แสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร

เป็นการกำหนดรหัสบัญชีของสินค้าแต่ละรายการ ซึ่งจะใช้ในกรณีที่สินค้าทุกรายการใช้รหัสบัญชีเหมือนกันทั้งนี้เพื่อเป็นการประหยัดเวลาในการกำหนดผังบัญชีในรายการสินค้าแต่ละรายการและจะช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น

ในกรณีที่มีการสร้างรายชื่อลูกหนี้ซ้ำกันหลายๆ รายการ ระบบจะไม่มีการแจ้งเตือนให้ทราบ แต่ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายชื่อลูกหนี้ที่บันทึกซ้ำกันได้

ถ้าผู้ใช้งานต้องการเพิ่มรายชื่อของพนักงาน เพื่อใช้สร้างUser เพื่อใช้เข้าสู่ระบบ หรือเพิ่มเข้าระบบเพื่อใช้กำหนดผู้รับผิดชอบในเอกสารหรือกิจกรรมอื่นๆ สามารถทำได้ดังนี้

เมื่อมีการใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ครั้งแรก จะต้องมีการตั้งค่าบริษัท โดยเปลี่ยนเป็นชื่อบริษัทที่ต้องการ และเมื่อเปลี่ยนแล้วแต่ระบบยังไม่แสดงข้อมูลที่กำหนด มีวิธีดำเนินการอย่างไร

การระบุเหตุผลของการเพิ่มหนี้ จะใช้ในกรณีที่กิจการได้มีการสั่งซื้อสินค้ากับเจ้าหนี้การค้า แล้วพบว่าสินค้าที่สั่งซื้อมานั้นเกินจำนวนตามข้อตกลงในการสั่งซื้อ หรือคำนวณราคาสินค้าไม่ถูกต้อง ซื้อเป็นเหตุที่เจ้าหนี้การค้าต้องจัดทำเอกสารลดหนี้ให้กับกิจการ ทั้งนี้เพื่อให้สามารถจำแนกเอกสาร และให้ทราบเหตุผลการเพิ่มหนี้ จึงจำเป็นต้องมีการระบุเหตุผลการเพิ่มหนี้ทุกครั้งในการจัดทำเอกสาร