เอกสารลดหนี้คืออะไร และมีวิธีการบันทึกเอกสารอย่างไร?

เอกสารลดหนี้คืออะไร? และมีวิธีการบันทึกอย่างไร?

เมื่อมีการส่งคืนสินค้าที่ชำรุดหรือไม่ตรงตามที่สั่ง การคิดราคาสินค้าหรือบริการผิดพลาด เป็นต้น เหล่านี้ จะต้องมีการบันทึกเอกสารรายการรับคืนสินค้า หรือเอกสารรายการลดหนี้ค่าสินค้า ให้แก่ลูกค้าเพื่อไปใช้ในการหักจากยอดหนี้รวม หรือคืนเงินให้ลูกค้าทันที ซึ่งจะมีความเกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากเอกสารลดหนี้นั้นถือว่าเป็นใบกำกับภาษีประเภทหนึ่ง

คุณสมบัติเด่น

สามารถอ้างอิงข้อมูลจากเอกสารขายได้

บันทึกการรับคืน ลดหนี้ โดยอ้างอิงจากเอกสารใบขายเชื่อ หรือ ขายสดเดิมโดยระบบจะดึงข้อมูลเอกสารมาแสดงให้อัตโนมัติ

ลดหนี้บางส่วนหรือลดหนี้เต็มจำนวนได้

สามารถลดหนี้ได้ทั้งแบบบางส่วนและเต็มจำนวน รวมถึงสามารถเลือกได้ว่าให้มีผลต่อสต๊อกหรือไม่มีผลต่อสต๊อก

ระบุเหตุผลการลดหนี้เพื่อเก็บเป็นประวัติ

สามารถระบุเหตุผลการลดหนี้เพื่อเก็บเป็นประวัติในการตรวจสอบข้อมูลได้โดยเลือกจากเหตุผลลดหนี้ที่ได้มีการกำหนดไว้แล้วและ ดูรายงานลดหนี้ตามเหตุผลได้

ขั้นตอนการบันทึกเอกสารรับคืน, ลดหนี้

ผู้ใช้สามารถบันทึกเอกสารรับคืน, ลดหนี้ โดยกดเมนู “Sales” > “รับคืน, ลดหนี้” ดังรูป

จากนั้นระบบจะแสดงหน้าจอรายการเอกสารรับคืน, ลดหนี้ ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารรับคืน, ลดหนี้ใหม่ได้ โดยกดปุ่ม “New” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม ดังรูป

ใน Tab “Basic Data” คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของเอกสารรับคืน, ลดหนี้ ได้แก่ รหัสลูกค้า เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร และรายการสินค้า เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกเลขที่เอกสารเดิม เพื่อทำการอ้างอิงรายการสินค้า ผู้ใช้ควรทำการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน ดังรูป

ใน Tab “Detail” คือ การบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมของลูกค้า ได้แก่ ที่อยู่ออกใบกำกับ ที่อยู่ส่งของ รูปแบบการขนส่ง และพนักงานผู้รับชอบ เป็นต้น

ใน Tab “VAT” คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะแสดงรายละเอียดภาษีมูลเพิ่ม ทันทีหลักจากที่บันทึกข้อมูลแบบมีภาษี ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มได้

ใน Tab “Post GL” คือการบันทึกผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger)

ใน Tab “Note & Attachment” คือ การบันทึกรายละเอียดหมายเหตุท้ายบิล คำอธิบายรายการ เงื่อนไขต่างๆ และแนบไฟล์เอกสารเพิ่มเติม

ใน Tab “Define Field” คือ การบันทึกข้อมูลที่ผู้ใช้ได้สร้างฟอร์มกรอกข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่ง Define Field จะมีทั้งหมด 5 รูปแบบ ได้แก่ Text Box, Text Area, Dropdown