เอกสารลดหนี้คืออะไร..? และมีวิธีการบันทึกอย่างไร..?
เป็นเอกสารทางการค้าที่ใช้ในการลดหนี้หรือลดยอดเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายแก่ธุรกิจหรือบริษัท โดยส่วนใหญ่จะใช้ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดในการวางบิล หรือสินค้าที่ถูกส่งมาไม่ตรงกับที่สั่งหรือมีปัญหาในคุณภาพ การออกเอกสารลดหนี้ช่วยให้ธุรกิจแก้ไขปัญหาดังกล่าวโดยไม่ต้องทำการคืนเงินเชื่อไปโดยตรง ซึ่งเป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหากับลูกค้าโดยไม่ต้องทำให้เกิดความไม่พอใจหรือสูญเสียลูกค้าในระยะยาว นอกจากนี้ เอกสารลดหนี้ยังมีความสำคัญในการบัญชีและการเงินของธุรกิจ เนื่องจากมันช่วยให้การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปรับปรุงยอดเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน และยังช่วยให้การเงินของธุรกิจมีการตรวจสอบและตรวจสอบได้ง่ายขึ้นด้วย
คุณสมบัติเด่น
• สามารถอ้างอิงข้อมูลจากเอกสารขายได้
บันทึกการรับคืน ลดหนี้ โดยอ้างอิงจากเอกสารใบขายเชื่อ หรือ ขายสดเดิมโดยระบบจะดึงข้อมูลเอกสารมาแสดงให้อัตโนมัติ
• ลดหนี้บางส่วนหรือลดหนี้เต็มจำนวนได้
สามารถลดหนี้ได้ทั้งแบบบางส่วนและเต็มจำนวน รวมถึงสามารถเลือกได้ว่าให้มีผลต่อสต๊อกหรือไม่มีผลต่อสต๊อก
• ระบุเหตุผลการลดหนี้เพื่อเก็บเป็นประวัติ
สามารถระบุเหตุผลการลดหนี้เพื่อเก็บเป็นประวัติในการตรวจสอบข้อมูลได้โดยเลือกจากเหตุผลลดหนี้ที่ได้มีการกำหนดไว้แล้วและ ดูรายงานลดหนี้ตามเหตุผลได้
ขั้นตอนการบันทึกเอกสารรับคืน, ลดหนี้
1. ผู้ใช้สามารถบันทึกเอกสารรับคืน, ลดหนี้ โดยกดเมนู “Sales” > “รับคืน, ลดหนี้” ดังรูป
2. จากนั้นระบบจะแสดงหน้าจอรายการเอกสารรับคืน, ลดหนี้ ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารรับคืน, ลดหนี้ใหม่ได้ โดยกดปุ่ม “New” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม ดังรูป
3. ใน Tab “Basic Data” คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของเอกสารรับคืน, ลดหนี้ ได้แก่ รหัสลูกค้า เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร และรายการสินค้า เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกเลขที่เอกสารเดิม เพื่อทำการอ้างอิงรายการสินค้า ผู้ใช้ควรทำการกรอกข้อมูลในฟอร์มที่มีเครื่องหมาย “ * ” ให้ครบถ้วน ดังรูป
4. ใน Tab “Detail” คือ การบันทึกรายละเอียดเพิ่มเติมของลูกค้า ได้แก่ ที่อยู่ออกใบกำกับ ที่อยู่ส่งของ รูปแบบการขนส่ง และพนักงานผู้รับชอบ เป็นต้น
5. ใน Tab “VAT” คือ การบันทึกรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบจะแสดงรายละเอียดภาษีมูลเพิ่ม ทันทีหลักจากที่บันทึกข้อมูลแบบมีภาษี ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มได้
6. ใน Tab “Post GL” คือการบันทึกผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger)
7. ใน Tab “Note & Attachment” คือ การบันทึกรายละเอียดหมายเหตุท้ายบิล คำอธิบายรายการ เงื่อนไขต่างๆ และแนบไฟล์เอกสารเพิ่มเติม
8. ใน Tab “Define Field” คือ การบันทึกข้อมูลที่ผู้ใช้ได้สร้างฟอร์มกรอกข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นมาด้วยตนเอง ซึ่ง Define Field จะมีทั้งหมด 5 รูปแบบ ได้แก่ Text Box, Text Area, Dropdown
9. หลังจากผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “Save” ทางด้านขวาบนของหน้าจอโปรแกรม เพื่อเป็นการบันทึกข้อมูลเอกสารรับคืน, ลดหนี้
ตัวอย่างเอกสารลดหนี้
*** สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ "รับคืน/ลดหนี้" ***
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 11 มีนาคม 2567
