การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ทั้งงานด้าน ซื้อ ขาย บัญชี มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน จึงต้องอาศัยเอกสารเข้ามาช่วยดำเนินการให้ธุรกิจราบรื่นและเป็นระบบ "เอกสารทางธุรกิจ" ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและยืนยันในการดำเนินกิจกรรมต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์กร มาดูกันเลยว่าเอกสารใบไหนมีหน้าที่อะไร และควรจะนำมาใช้ตอนไหนบ้าง
1. ใบเสนอราคา (Quotation)
เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าสามารถพิจารณาราคาสินค้า บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อสินค้า ในฐานะของผู้ประกอบการ ควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคา
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบเสนอราคา”
2. ใบวางบิล (ฺBilling Note)
เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”
3. ใบกำกับภาษี ( Invoice)
เอกสารที่ใช้ในการส่งสินค้าให้กับลูกหนี้การค้า เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้า/บริการ มูลค่าของสินค้า/บริการ รวมไปถึงการลงลายมือชื่อของผู้รับ ผู้จ่าย ว่าลูกค้าได้รับสินค้า/บริการครบถ้วนสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบกำกับภาษี”
4. ใบเสร็จรับเงิน ( Receipt)
เอกสารรับชำระหนี้จากการขายสินค้า และจากการรับชำระค่าสินค้าบริการที่ได้ขายเป็นเงินเชื่อ เงินสด หรือจากการรับรายได้อื่นๆ ของบริษัท
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบเสร็จรับเงิน”
5. ใบลดหนี้ (Credit Note)
เอกสารที่ในกรณีมีการรับคืนสินค้าที่ชำรุด หรือไม่ตรงตามที่สั่ง หรือเอกสารรายการลดหนี้สินค้า เพื่อนำไปใช้ในการหักจากยอดหนี้รวม หรือคืนเงินให้ลูกค้าทันที
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบลดหนี้”
6. ใบสั่งซื้อ (Purchase order)
การบันทึกรายการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบ อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งเมื่อบันทึกรายการสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถอ้างอิงใบสั่งซื้อเพื่ออนุมัติการสั่งซื้อต่อไป
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งาน “ใบสั่งซื้อ” ต่อได้ที่นี่
7. หนังสือรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายใบเสร็จรับเงิน (Withholding tax certificate)
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินที่มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย ออกให้ผู้รับเงินเมื่อได้ทำการหักเงินบางส่วนไว้ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร โดยหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายนี้ต้องออกให้แก่ผู้รับเงิน 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน โดยต้องมีข้อความด้านบนของหนังสือรับรองแต่ละฉบับดังนี้
ฉบับที่ 1 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแสดงรายการ”
ฉบับที่ 2 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน”
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากบทความ “ภาษีหัก ณ ที่จ่าย” ต่อได้ที่นี่
