เอกสารที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ

เอกสารที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ



      การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ทั้งงานด้าน ซื้อ ขาย บัญชี มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน จึงต้องอาศัยเอกสารเข้ามาช่วยดำเนินการให้ธุรกิจราบรื่นและเป็นระบบ  "เอกสารทางธุรกิจ" ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและยืนยันในการดำเนินกิจกรรมต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์กร  มาดูกันเลยว่าเอกสารใบไหนมีหน้าที่อะไร และควรจะนำมาใช้ตอนไหนบ้าง 



1. ใบเสนอราคา (Quotation)

           เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าสามารถพิจารณาราคาสินค้า บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อสินค้า ในฐานะของผู้ประกอบการ ควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคา
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบเสนอราคา”   

2. ใบวางบิล (ฺBilling Note)

           เอกสารที่ผู้ประกอบการต้องการจัดทำใบวางบิลกับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่  “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” 

3. ใบกำกับภาษี ( Invoice)

          เอกสารที่ใช้ในการส่งสินค้าให้กับลูกหนี้การค้า เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้า/บริการ มูลค่าของสินค้า/บริการ รวมไปถึงการลงลายมือชื่อของผู้รับ ผู้จ่าย ว่าลูกค้าได้รับสินค้า/บริการครบถ้วนสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบกำกับภาษี”  


 

4. ใบเสร็จรับเงิน ( Receipt)

          เอกสารรับชำระหนี้จากการขายสินค้า และจากการรับชำระค่าสินค้าบริการที่ได้ขายเป็นเงินเชื่อ เงินสด หรือจากการรับรายได้อื่นๆ ของบริษัท
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบเสร็จรับเงิน”  

 

5. ใบลดหนี้ (Credit Note)

          เอกสารที่ในกรณีมีการรับคืนสินค้าที่ชำรุด หรือไม่ตรงตามที่สั่ง หรือเอกสารรายการลดหนี้สินค้า เพื่อนำไปใช้ในการหักจากยอดหนี้รวม หรือคืนเงินให้ลูกค้าทันที

*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งานต่อได้ที่นี่ “ใบลดหนี้”  

  

 

6. ใบสั่งซื้อ (Purchase order)

          การบันทึกรายการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบ อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งเมื่อบันทึกรายการสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถอ้างอิงใบสั่งซื้อเพื่ออนุมัติการสั่งซื้อต่อไป
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากคู่มือการใช้งาน “ใบสั่งซื้อต่อได้ที่นี่ 

 

7. หนังสือรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายใบเสร็จรับเงิน (Withholding tax certificate)

          หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินที่มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย ออกให้ผู้รับเงินเมื่อได้ทำการหักเงินบางส่วนไว้ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร โดยหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายนี้ต้องออกให้แก่ผู้รับเงิน 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน โดยต้องมีข้อความด้านบนของหนังสือรับรองแต่ละฉบับดังนี้

          ฉบับที่ 1 มีข้อความว่า สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแสดงรายการ

          ฉบับที่ 2 มีข้อความว่า สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน
*สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากบทความ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่อได้ที่นี่  

 

 62270
ผู้เข้าชม

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์