ยอดเงินในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับบัญชีบริษัท เกิดจากอะไร? ตรวจสอบอย่างไร

          ยอดเงินในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับบัญชีบริษัท เป็นปัญหาที่พนักงานบัญชีและผู้ประกอบการพบได้บ่อย หากปล่อยไว้อาจทำให้ข้อมูลทางการเงินคลาดเคลื่อน วางแผนกระแสเงินสดผิดพลาด และทำให้การปิดบัญชีล่าช้า มาดูสาเหตุที่พบบ่อยและวิธีตรวจสอบเพื่อให้บัญชีของธุรกิจถูกต้องมากขึ้น

สาเหตุที่ทำให้ยอดเงินไม่ตรงกัน
          ค่าธรรมเนียมธนาคารยังไม่ได้บันทึก เช่น ค่าธรรมเนียมโอนเงินหรือค่าบริการรายเดือน
          บันทึกรายการรับเงินหรือจ่ายเงินไม่ครบ ทำให้ข้อมูลในบัญชีบริษัทไม่ตรงกับรายการธนาคาร
           บันทึกข้อมูลผิดหรือซ้ำ เช่น ใส่จำนวนเงินผิดหรือบันทึกรายการเดิมมากกว่าหนึ่งครั้ง
           รายการโอนเงินระหว่างบัญชีไม่ครบ บันทึกเงินออกจากบัญชีหนึ่งแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกเงินเข้าบัญชีอีกบัญชี
           รายการอยู่ระหว่างดำเนินการ เช่น เช็คค้างจ่ายหรือเงินฝากที่ธนาคารยังไม่บันทึก


วิธีตรวจสอบยอดเงินธนาคาร
          เมื่อพบว่ายอดเงินไม่ตรงกัน ควรตรวจสอบตามขั้นตอนต่อไปนี้
           กำหนดวันที่ตรวจสอบ เช่น วันสิ้นเดือน เพื่อให้เปรียบเทียบข้อมูลในช่วงเวลาเดียวกัน
           เตรียมเอกสาร ได้แก่ Bank Statement รายงานบัญชีเงินฝากธนาคาร และหลักฐานรับเงิน–จ่ายเงิน
           เปรียบเทียบรายการทีละรายการ ตรวจสอบวันที่ รายละเอียด และจำนวนเงิน
           หาสาเหตุของผลต่าง แยกรายการที่ตกหล่น บันทึกผิด หรืออยู่ระหว่างดำเนินการ
           ปรับปรุงบัญชีตามหลักฐาน และตรวจสอบยอดอีกครั้งหลังปรับปรุง
          ข้อสำคัญ คือ ไม่ควรแก้ไขตัวเลขเพียงเพื่อให้ยอดตรงกัน แต่ต้องหาสาเหตุและตรวจสอบหลักฐานก่อนทุกครั้ง


ป้องกันปัญหายอดเงินไม่ตรงกันได้อย่างไร
           กระทบยอดธนาคารเป็นประจำทุกเดือน
           บันทึกรายการรับเงินและจ่ายเงินให้ครบถ้วนและทันเวลา
           ตรวจสอบเอกสารก่อนบันทึกบัญชี
           แยกผู้บันทึกและผู้ตรวจสอบเมื่อสามารถทำได้
           จัดเก็บเอกสารให้ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย


ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
          การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บรายการบัญชีและเรียกดูรายงานตามฟังก์ชันที่ใช้งานได้อย่างเป็นระบบ ทำให้การนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกับ Bank Statement และการตรวจสอบรายการย้อนหลังสะดวกขึ้น
          อย่างไรก็ตามความถูกต้องของยอดเงินยังขึ้นอยู่กับการบันทึกข้อมูลที่ครบถ้วน การตรวจสอบเอกสาร และการกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ


เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 16 ตุลาคม 2569