พนักงานลาออก หรือเลิกจ้าง สามารถป้องกันไม่ให้ Login เข้าโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ได้อย่างไร

เมื่อองค์กรได้นำโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz มาใช้ในการบริหารงานทางการเงินและบัญชี ข้อมูลสำคัญของบริษัทไม่ได้ถูกเก็บไว้เพียงในเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานอีกต่อไป แต่ถูกจัดเก็บอยู่บนระบบออนไลน์ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
ดังนั้นเมื่อพนักงานลาออก ถูกเลิกจ้าง หรือสิ้นสุดสัญญาการทำงาน สิ่งที่ผู้บริหารและฝ่ายไอทีควรดำเนินการทันที คือ การยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงระบบต่างๆ โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ที่มีข้อมูลสำคัญขององค์กร เช่น ข้อมูลลูกค้า รายการทางการเงิน เอกสารภาษี และรายงานทางบัญชี

ความเสี่ยงหากไม่ปิดสิทธิ์การใช้งานทันที
หลายองค์กรอาจเข้าใจว่าการลาออกของพนักงานเป็นการสิ้นสุดการเข้าถึงข้อมูลโดยอัตโนมัติ แต่ในความเป็นจริง หากยังไม่ได้ปิดสิทธิ์การใช้งาน ผู้ใช้เดิมอาจยังสามารถเข้าสู่ระบบได้ด้วย Username และ Password เดิม โดยมีความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ดังนี้
• การเข้าถึงข้อมูลทางการเงินของบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การดาวน์โหลดหรือคัดลอกข้อมูลลูกค้า
• การแก้ไขข้อมูลบัญชีหรือเอกสารสำคัญ
• การสร้างความเสียหายต่อกระบวนการทำงานภายในองค์กร
• ความเสี่ยงด้านการรักษาความลับทางธุรกิจ

วิธีป้องกันไม่ให้พนักงานที่ลาออก Login เข้าใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz
ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปยังตั้งค่า “เมนูพนักงาน” เพื่อเปลี่ยน “สถานะการทำงานของพนักงาน” ไม่ว่าจะเป็นสถานะพักงาน ลาออก หรือเลิกจ้าง เมื่อทำการเปลี่ยนสถานะการทำงานของพนักงานเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานรายดังกล่าวจะไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้อีก แม้ว่าจะยังจำ Username และ Password เดิมได้ก็ตาม ซึ่งวิธีนี้ช่วยรักษาข้อมูลประวัติการใช้งานเดิมเอาไว้ และไม่กระทบต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการบัญชีที่พนักงานเคยบันทึกในระบบอีกต่อไป ซึ่งมีขั้นตอนการเปลี่ยนสถานะการทำงาน ดังนี้

เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 11 มิถุนายน 2569

หน้าแรก

ข่าวสาร

Blog

เคล็ดลับดีๆ