จากเงินเดือนสู่บัญชีในคลิกเดียว เชื่อม myHRCloud กับ Prosoft ibiz แบบอัตโนมัติ

ในยุคที่ระบบงานบุคคลและบัญชีต้องทำงานเชื่อมกันแบบไร้รอยต่อ การนำข้อมูลจากระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมาสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับเงินเดือน ซึ่งมีรายละเอียดจำนวนมากและต้องใช้ความถูกต้องสูง
ปัจจุบันมีการพัฒนา "ระบบ API" ที่สามารถดึงข้อมูลจากโปรแกรม "myHRCloud" ไปยังโปรแกรมบัญชีออนไลน์ "Prosoft ibiz" เพื่อใช้บันทึก "เอกสารรายการรายวัน" ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนต่างๆ ได้โดยตรง ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการบันทึกบัญชี

API คืออะไร และช่วยอะไรได้บ้าง
API (Application Programming Interface) คือ ช่องทางที่ทำให้ระบบหนึ่งสามารถส่งข้อมูลไปยังอีกระบบหนึ่งได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ด้วยมือ ในกรณีนี้โปรแกรม myHRCloud ซึ่งเป็นระบบด้านบุคคล สามารถส่งข้อมูลที่เกี่ยวกับเงินเดือน เช่น
• เงินเดือนพนักงาน
• ค่าล่วงเวลา
• เบี้ยเลี้ยง
• โบนัส
• รายการหักต่างๆ เช่น ประกันสังคม ภาษี หรือเงินกู้
ไปยังโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz เพื่อให้ระบบบัญชีสร้างเอกสารบันทึกบัญชีรายวันได้ทันที

รูปแบบการทำงานของระบบ
เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลประมวลผลเงินเดือนในโปรแกรม myHRCloud ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกจัดเตรียมในรูปแบบที่ระบบ API รองรับ จากนั้น API จะส่งข้อมูลไปยังโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz เพื่อบันทึกเป็นเอกสารบัญชีรายวันตามประเภทของรายการ เช่น
• รายการตั้งหนี้เงินเดือน
• รายการจ่ายเงินเดือนสุทธิ
• รายการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• รายการหักประกันสังคม
• รายการค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้อง
ระบบบัญชีจึงสามารถรับข้อมูลเข้ามาได้แบบอัตโนมัติ โดยไม่ต้องนำข้อมูลจากไฟล์ Excel หรือพิมพ์ซ้ำทีละรายการให้เสียเวลา

ประโยชน์ที่ได้จากการเชื่อมต่อระบบ
การเชื่อมต่อ API ระหว่างโปรแกรม myHRCloud และโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ช่วยให้องค์กรทำงานได้คล่องตัวมากขึ้นในหลายด้าน ได้แก่
1. ลดการทำงานซ้ำซ้อน : เจ้าหน้าที่ไม่ต้องนำข้อมูลจากระบบ HR ไปคีย์ใหม่ในระบบบัญชี ลดงานมือที่กินเวลาและมีโอกาสผิดพลาด
2. เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล : เมื่อข้อมูลถูกส่งผ่านระบบโดยตรง โอกาสเกิดความคลาดเคลื่อนจากการพิมพ์ผิดหรือคัดลอกผิดจะลดลงอย่างมาก
3. ประหยัดเวลาในการปิดงบ : ฝ่ายบัญชีสามารถบันทึกรายการเงินเดือนได้เร็วขึ้น ทำให้กระบวนการปิดบัญชีแต่ละเดือนลื่นกว่าเดิมแบบไม่ต้องปั่นงานดึกๆ
4. ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย : ข้อมูลที่ส่งผ่าน API สามารถจัดเก็บเป็นหลักฐานการทำรายการได้ ช่วยให้การตรวจสอบและติดตามย้อนหลังสะดวกขึ้น
5. รองรับการขยายตัวขององค์กร : เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น ระบบที่เชื่อมต่ออัตโนมัติจะช่วยให้องค์กรยังคงควบคุมงานบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนเชื่อมต่อ API myHRCloud กับ Prosoft ibiz
ขั้นตอนที่ 1 จากหน้า Dashboard ให้เลือกระบบ "Setting"
ขั้นตอนที่ 2 เลือกแท็บ "System" เพื่อเข้าการตั้งค่าระบบ
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเข้าเมนู "API Setting"

ขั้นตอนที่ 4 ระบบจะมีแท็บสำหรับเชื่อต่อ ให้เลือก "myHRCloud"
ขั้นตอนที่ 5 การกรอกข้อมูลสำคัญ สำหรับเชื่อมต่อ myHRCloud ซึ่งประกอบไปด้วย
• เปิดใช้งาน : เปิด Option สำหรับใช้งานระบบเชื่อมต่อ myHRCloud กับ Prosoft ibiz
• Endpoint URL : เป็น URL สำหรับรับข้อมูลจาก myHRCloud ต้องใส่ให้ตรงตามที่ระบบกำหนด โดยให้ใส่กรอกข้อความ ดังนี้ " https://api.myhrcloud.com/api/PostGL/getGLAccount/ " *หากใส่ข้อมูลผิดจะทำให้เชื่อมต่อไม่สำเร็จ
• Token Key : ใช้สำหรับยืนยันตัวตน "ซึ่งวิธีการได้ข้อมูล Token Key จะอยู่ในขั้นตอนที่ 11"
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดเงื่อนไขการดึงคำอธิบาย ซึ่งประกอบไปด้วย
• Cost Center : กำหนดให้ดึงข้อมูล Cost Center มีทั้งหมด 2 เงื่อนไข ได้แก่ ไม่ระบุเงื่อนไข และรหัสหน่วยงาน
• Internal Order : กำหนดให้ดึงข้อมูล Internal Order มีทั้งหมด 2 เงื่อนไข ได้แก่ ไม่ระบุเงื่อนไข และรหัสหน่วยงาน
• คำอธิบาย : กำหนดให้ดึงข้อมูลคำอธิบายเอกสาร
• หมายเหตุ : กำหนดให้ดึงข้อมูลหมายเหตุเพิ่มเติม

ขั้นตอนการสร้าง Token Key จาก myHRCloud
ขั้นตอนที่ 7 ให้ไปที่ระบบ "Payroll"
ขั้นตอนที่ 8 เลือกเมนู "GL Account"
ขั้นตอนที่ 9 คลิกปุ่ม " ... " (More Option) มุมขวาบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 10 เลือก "Generate Token"

ขั้นตอนที่ 11 ระบบจะสร้าง Token key ให้อัตโนมัติ จากนั้นให้กดปุ่ม "คัดลอก" และนำไปใส่ในช่อง Token Key ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz ตามขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลรายการรายวัน (Journal Entry)
ขั้นตอนที่ 12 จากหน้า Dashboard ให้เลือกระบบ "Accounting"
ขั้นตอนที่ 13 เลือกแท็บ "General Ledger" เพื่อเข้าการตั้งค่าระบบ
ขั้นตอนที่ 14 เลือกเข้าเมนู "รายการรายวัน"

ขั้นตอนที่ 15 หลังจากที่กดปุ่มสร้างเอกสารรายการรายวัน ให้ผู้ใช้กดปุ่ม "Import Form myHRCloud"

ขั้นตอนที่ 16 เลือกงวดการจ่ายเงิน และเดือนที่ต้องการดึงข้อมูล จากนั้นให้กดปุ่ม "Import"

ระบบจะดึงข้อมูลการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลส่วนอื่นๆ เพิ่มเติมได้

เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 7 เมษายน 2569

หน้าแรก

ข่าวสาร

Blog

เทคโนโลยี/ดิจิตอล