การทำบัญชีแยกประเภท ถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของระบบบัญชีที่บริษัทนิติบุคคล ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัทมหาชนจำกัด จำเป็นต้องจัดทำในการจัดระเบียบและสรุปข้อมูลบันทึกรายการทางการเงินของกิจการอย่างเป็นระบบเพื่อให้ได้งบทดลอง โดยหลักการทำบัญชีแยกประเภทจะมีการจัดหมวดหมู่รายการต่างๆ เพื่อให้สามารถตรวจสอบ วิเคราะห์ และสรุปผลทางการเงินได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง
ความหมายของบัญชีแยกประเภท
คือ การนำรายการบัญชีจากสมุดรายวัน (Journal) มาจัดหมวดหมู่แยกตามประเภทของบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นต้น โดยข้อมูลจะถูกบันทึกลงในบัญชีแต่ละประเภทในรูปแบบ "เดบิต (Dr)" และ "เครดิต (Cr)"
วัตถุประสงค์ของบัญชีแยกประเภท
• เพื่อรวมรวมข้อมูลจากสมุดรายวันให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม
• เพื่อช่วยในการตรวจสอบยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี
• เพื่อใช้ในการจัดทำงบการเงิน เช่น งบดุล และงบกำไรขาดทุน
• เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
หลักการสำคัญในการทำบัญชีแยกประเภท
• หลักบัญชีคู่ (Double Entry)
การบันทึกบัญชีแยกประเภทใช้หลัก บัญชีคู่ (Double-entry accounting) กล่าวคือ ทุกรายการที่บันทึกต้องมีผลกระทบต่อบัญชีอย่างน้อย 2 บัญชี คือ "เดบิต (Dr)" และ "เครดิต (Cr)" โดยจำนวนเงินต้องเท่ากันเสมอ เพื่อรักษาสมดุลของระบบบัญชี โดยหลักการดังนี้
○ สินทรัพย์เพิ่ม → เดบิต
○ สินทรัพย์ลด → เครดิต
○ หนี้สินหรือทุนเพิ่ม → เครดิต
○ หนี้สินหรือทุนลด → เดบิต
○ รายได้ → บันทึกเป็นเครดิต
○ ค่าใช้จ่าย → บันทึกเป็นเดบิต
• การจัดประเภทบัญชี
บัญชีที่ใช้ในระบบบัญชีแยกประเภทสามารถแบ่งออกเป็น 5 หมวดหลัก ได้แก่
○ สินทรัพย์ (Assets) เช่น เงินสด ลูกหนี้ ที่ดิน อาคาร
○ หนี้สิน (Liabilities) เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืม
○ ทุน (Equity) เช่น ทุนเรือนหุ้น กำไรสะสม
○ รายได้ (Revenues) เช่น รายได้จากการขาย รายได้ค่าบริการ
○ ค่าใช้จ่าย (Expenses) เช่น ค่าเช่า ค่าจ้าง ค่าน้ำค่าไฟ
• การบันทึกรายการจากสมุดรายวัน
รายการทางการเงินจะเริ่มจากการบันทึกใน สมุดรายวัน (Journal) แล้วจึงถูกโอนไปยัง บัญชีแยกประเภท เพื่อสรุปยอดในแต่ละบัญชี
• การตรวจสอบยอดคงเหลือ
สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่า “ยอดรวมเดบิต = ยอดรวมเครดิต” ซึ่งช่วยยืนยันว่าไม่มีข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
ประโยชน์ของการทำบัญชีแยกประเภท
• ช่วยให้เห็นภาพรวมทางการเงินของกิจการ และสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
• สามารถตรวจสอบความเคลื่อนไหวของแต่ละบัญชี ช่วยให้ข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้องและโปร่งใส
• ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและจัดทำรายงานงบการเงิน เช่น งบแสดงฐานะการเงิน และงบกำไรขาดทุน
• เป็นพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 10 เมษายน 2568
