การบริหารจัดการเงินสดย่อย (Petty Cash Management)

การบริหารจัดการเงินสดย่อย (Petty Cash Management) คือ กระบวนการที่องค์กรหรือธุรกิจใช้ในการจัดการเงินสดที่ใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายเล็กๆ หรือรายจ่ายที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ซึ่งมักจะไม่คุ้มค่าในการเตรียมเช็คหรือการโอนเงินผ่านธนาคาร เช่น ค่าถ่ายเอกสาร ค่าใช้จ่ายสำหรับการซื้อเครื่องเขียนสำนักงาน หรือค่าใช้จ่ายอุปโภค บริโภค เป็นต้น การจัดการเงินสดย่อยมีความสำคัญในการควบคุมการใช้จ่ายและระบบบัญชีขององค์กรให้มีประสิทธิภาพและถูกต้อง โดยการบริหารจัดการเงินสดย่อยจะเริ่มต้นด้วยการกำหนดจำนวนเงินสดย่อยที่เหมาะสมตามความต้องการและปริมาณการใช้จ่ายขององค์กร จากนั้นจะต้องมีการจัดการในการจ่ายเงินสดย่อยนี้อย่างเป็นระบบ รวมถึงการบันทึกการใช้จ่ายและการเติมเงินสดย่อยอย่างเหมาะสม เพื่อให้การใช้จ่ายมีการควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การบริหารจัดการเงินสดย่อยจะเป็นหน้าที่ของแผนกการเงินหรือบัญชีในองค์กร โดยจะต้องมีเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดการเงินสดย่อย และมีการตรวจสอบการใช้จ่ายเงินสดย่อยเพื่อความปลอดภัยและความถูกต้องของข้อมูลบัญชี การบริหารจัดการเงินสดย่อยเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการทรัพยากรการเงินในองค์กรที่มุ่งเน้นไปที่ความคุ้มค่าและประสิทธิภาพในการใช้จ่ายเงินในองค์กร

กระบวนการบริหารวงเงินสดย่อย มีรายละเอียดดังนี้

1. ตั้งวงเงินสดย่อย (Petty Cash) เป็นกระบวนการที่บริษัทหรือองค์กรกำหนดจำนวนเงินสดที่จะถือไว้ในวงเงินสดย่อย เพื่อใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายเล็กๆ ที่เกิดขึ้นในประจำวันของธุรกิจ การตั้งวงเงินสดย่อยมักจะคำนึงถึงความต้องการและลักษณะของธุรกิจเพื่อให้มีจำนวนเงินที่เพียงพอสำหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายประจำวันอย่างเหมาะสม การตั้งวงเงินสดย่อยมักจะเป็นการกำหนดจำนวนเงินที่เหมาะสมตามลักษณะและขนาดของธุรกิจโดยทั่วไป เช่น วงเงินสดย่อยสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจมีค่าอยู่ในช่วงระหว่าง 1,000 ถึง 5,000 บาท ในขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีค่าอยู่ในช่วงระหว่าง 50,000 ถึง 100,000 บาท เป็นต้น การตั้งวงเงินสดย่อยมักจะแตกต่างไปตามความต้องการทางการเงินของบริษัทหรือองค์กรในแต่ละรอบเวลาในขณะนั้นโดยจะมีการตรวจสอบและปรับปรุงวงเงินสดย่อยเป็นระยะๆ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการและการใช้จ่ายขององค์กร

2. รับเงินสดย่อย (Petty Cash Receive) เป็นกระบวนการที่มีการรับเงินสดจากการตั้งวงเงินสดย่อยขององค์กรหรือบริษัท เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจประจำวัน การรับเงินสดย่อยมักจะมีการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่รับ เหตุผลหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดนั้นๆ เช่น วัตถุประสงค์ของการใช้เงิน หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง การบันทึกข้อมูลดังกล่าวมีความสำคัญ เพื่อให้การจัดการเงินสดย่อยมีความเป็นระเบียบและใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบและการบันทึกบัญชีขององค์กร การรับเงินสดย่อยมักจะอยู่ในรูปแบบของการแลกเปลี่ยนเงินสดกับผู้ดูแลวงเงินสดย่อยหรือผู้รับผิดชอบทางการเงินภายในองค์กรโดยมักจะมีการทำเอกสารหรือแบบฟอร์มที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการรับเงินสดย่อยเพื่อความชัดเจนและการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ

3. ขอจ่ายเงินสดย่อย (Petty Cash Request) เป็นกระบวนการที่บุคคลภายในองค์กรหรือบริษัทขอเงินสดจากวงเงินสดย่อยเพื่อใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมประจำวันขององค์กร การขอจ่ายเงินสดย่อยมักจะต้องระบุจำนวนเงินที่ต้องการขอรับ เหตุผลหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการใช้เงิน รวมทั้งระบุวัตถุประสงค์ของการใช้เงินด้วย เช่น ค่าน้ำมันรถ เบี้ยเลี้ยงพนักงาน เป็นต้น การขอจ่ายเงินสดย่อยมักจะต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจในการอนุมัติ เช่น ผู้จัดการทั่วไป หรือผู้ดูแลการเงิน และมีการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการขอจ่ายเงินสดย่อยเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบและบันทึกบัญชีขององค์กรในภายหลัง การขอจ่ายเงินสดย่อยเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้การจัดการเงินสดย่อยมีความเป็นระเบียบและใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบและบัญชีขององค์กรในภายหลังอย่างมีประสิทธิภาพ

4. จ่ายเงินสดย่อย (Petty Cash Payment) เป็นกระบวนการที่มีการใช้เงินสดจากวงเงินสดย่อยขององค์กรหรือบริษัทเพื่อชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมประจำวันขององค์กร การจ่ายเงินสดย่อยมักเกิดขึ้นเมื่อมีค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระและไม่สามารถใช้ชำระด้วยเช็คหรือโอนเงินผ่านธนาคารได้ กระบวนการนี้จะรวมถึงการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่จ่ายออกไป เหตุผลหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน รวมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนั้นๆ เช่น รายการค่าใช้จ่าย และผู้รับเงินสด เช่น พนักงานหรือผู้ขาย การจ่ายเงินสดย่อยจะต้องมีการบันทึกข้อมูลเพื่อให้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบและบัญชีขององค์กรในภายหลัง การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการจ่ายเงินสดย่อยเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การจัดการเงินสดย่อยมีความเป็นระเบียบและการบัญชีที่ถูกต้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 20 มีนาคม 2567

หน้าแรก

ข่าวสาร

Blog

การเงินการบัญชี