กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อของกิจการ ที่ถูกผู้ประกอบการรายอื่นเรียกเก็บในการซื้อสินค้าหรือบริการในแต่ละเดือนภาษี ภาษีซื้อที่เกิดขึ้นในเดือนใด ก็ให้เป็นภาษีซื้อในเดือนนั้น โดยสามารถลงรายงานภาษีซื้อได้เฉพาะรายการซื้อที่มีหลักฐานใบกำกับภาษี หรือใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินอื่นใดตามที่กำหนดโดยกฎหมาย จะมีการลงรายการภาษีซื้อที่เกิดขึ้น ในกรณีต่างๆ ดังนี้
1. การซื้อหรือการนำเข้าซึ่งสินค้าหรือวัตถุดิบ
2. การซื้อหรือเช่าซื้อหรือนำเข้าซึ่งทรัพย์สิน
3. การรับฝากขายสินค้า
4. การรับบริการหรือการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ
5. การเพิ่มราคาสินค้าหรือค่าบริการ
6. ค่าภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจะทะเบียนนำส่งตามแบบแสดงรายการ ภ.พ.36 เนื่องจากจ่ายค่าบริการที่ได้ให้บริการในต่างประเทศและได้มีการใช้บริการนั้นในประเทศ หรือรับโอนสินค้าหรือบริการที่เคยได้สิทธิเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 0
7. สำหรับการลงรายการเพื่อลดยอดภาษีซื้อในรายงานภาษีซื้อให้ลดลง ได้แก่ภาษีซื้อเนื่องมาจากรายการต่อไปนี้
• การส่งคืนสินค้าหรือยกเลิกสัญญาการให้บริการ
• การลดราคาสินค้าหรือค่าบริการที่ผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz มี Feature ที่รองรับการดูรายงานภาษีซื้อที่ช่วยให้ผู้ประกอบการทราบรายการภาษีที่เกิดขึ้นจากการซื้อสินค้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวบข้อมูล โดยมีวิธีการเรียกดูรายงาน 3 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 หลังจากที่ผู้ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้ว และต้องการเรียกดูรายงานภาษีซื้อ สามารถเรียกดูได้ที่ “Report” > “Tax Report” ดังรูป
ขั้นตอนที่ 2 ระบบจะแสดงเมนู Tax Report ทั้งหมด จากนั้นให้ผู้ใช้ทำการเลือกเมนู “รายงานภาษีซื้อ” ดังรูป
ขั้นตอนที่ 3 ให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้ตามที่ต้องการ โดยมี Picker ให้เลือกการแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้
• แสดงรายงาน คือ การเรียกแสดงรายงานภาษีซื้อ มีทั้งหมด 4 รูปแบบ ได้แก่ รายงานภาษีซื้อ, รายงานภาษีซื้อ (มียอดรวม), รายงานภาษีซื้อแบบมีภาษีเฉลี่ย และรายงานภาษียื่นเพิ่มเติม
• ปีภาษี, เดือน คือ รอบระยะเวลาที่ใช้สำหรับคำนวณภาษี
• งวดบัญชี คือ การที่กิจการจะทำการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในงวดเวลาหรือรอบระยะเวลาที่กำหนด
• เรียงข้อมูลตาม คือ การเรียงข้อมูลที่ต้องการแสดง มีทั้งหมด 3 รูปแบบ ได้แก่ วันที่ใบกำกับ, เลขที่ใบกำกับภาษี และเลขที่เอกสาร
• รูปแบบค่าลบ คือ การแสดงข้อมูลในรูปแบบค่าลบ (-) มีทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ เครื่องหมาย – และวงเล็บ ()
• ต้องการแสดงภาษีซื้อเฉลี่ย คือ การให้รายงานภาษีซื้อแสดงพร้อมภาษีซื้อเฉลี่ย
• วันที่เอกสาร คือ การเรียกดูรายงานภาษีซื้อตามการบันทึกวันที่เอกสาร
• เลขที่เอกสาร คือ การเรียกดูรายงานภาษีซื้อตามการบันทึกเลขที่เอกสาร
• เลขที่ใบกำกับภาษี คือ การเรียกดูรายงานภาษีซื้อตามการบันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี
• รหัสภาษี คือ การเรียกดูรายงานภาษีซื้อตามการบันทึกรหัสภาษี
