ในยุคดิจิทัลที่การดำเนินธุรกิจต้องเผชิญกับการแข่งขันที่รวดเร็ว ความโปร่งใส ความแม่นยำ และความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นหัวใจที่สำคัญของความสำเร็จ การนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาปรับใช้ในกระบวนการด้านบัญชีและภาษีจึงเป็นก้าวสำคัญที่ทุกท่านไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้เอกสารภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็น e-Tax Invoice & e-Receipt หรือ e-Tax Invoice by Timestamp ซึ่งเป็นการเปลี่ยนผ่านจากระบบกระดาษแบบเดิมไปสู่ระบบดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสอดคล้องกับแนวทางของกรมสรรพากรและภาครัฐในการส่งเสริมการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างยั่งยืน
ความหมายและลักษณะของระบบ e-Tax Invoice
e-Tax Invoice & e-Receipt คือ
ระบบนี้หมายถึงการจัดทำใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบดิจิทัล ที่ได้รับการรับรองตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น XML หรือ PDF/A-3 และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อยืนยันตัวตนของผู้จัดทำเอกสารและสร้างความน่าเชื่อถือ เอกสารเหล่านี้สามารถส่งให้ผู้ซื้อผ่านช่องทางดิจิทัลต่างๆ เช่น อีเมล ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูล (API) หรือแม้กระทั่งระบบจัดเก็บเอกสารของบริษัท ทำให้ลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดการเอกสาร สามารถลงทะเบียนได้ที่นี้คลิก !
e-Tax Invoice by Timestamp คือ
เป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบดิจิทัล โดยมีการเพิ่มเติมกระบวนการการประทับเวลา (Timestamp) ซึ่งเป็นการยืนยันว่าเอกสารได้ถูกสร้างหรือส่งในเวลาที่แน่นอน การใช้งานระบบนี้ต้องได้รับการอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อน เมื่อผู้ขายส่งใบกำกับภาษีผ่านอีเมล ระบบจะส่งสำเนา (CC) ไปยังสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อทำการประทับเวลา จากนั้น ETDA จะส่งข้อมูลที่ได้รับการประทับเวลากลับมายังผู้ขายและผู้ซื้อเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งเพิ่มระดับความโปร่งใสและความมั่นใจทางกฎหมายให้กับทั้งสองฝ่าย สามารถลงทะเบียนได้ที่นี้คลิก !
ข้อแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice Timestamp และ e-Tax Invoice & e-Receipt
แม้ทั้งสองระบบจะเป็นการจัดทำเอกสารภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่มีข้อแตกต่างในหลายประเด็นที่ควรพิจารณา ดังนี้
ความแตกต่างจากใบกำกับภาษีแบบเดิม
การเปลี่ยนแปลงจากระบบเอกสารกระดาษไปสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญ
• รูปแบบเอกสาร จากเอกสารกระดาษเปลี่ยนเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น PDF/A-3 ที่รองรับการฝังข้อมูล XML และการเซ็นรับรองดิจิทัล
• วิธีการลงนาม จากลายมือชื่อแบบดั้งเดิมสู่ลายมือชื่อดิจิทัลที่ตรวจสอบย้อนกลับได้และปลอดภัยยิ่งกว่า
• วิธีการจัดส่ง จากการจัดส่งด้วยไปรษณีย์หรือมอบให้ด้วยตนเอง กลายเป็นการส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล หรือเชื่อมต่อโดยตรงผ่าน API
• การตรวจสอบย้อนหลัง ระบบสามารถบันทึกข้อมูลย้อนหลังทุกขั้นตอน พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้ตลอดเวลา
ประโยชน์ที่ธุรกิจได้รับ
เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
• ลดขั้นตอนในการจัดเตรียม จัดส่ง และเก็บรักษาเอกสาร
• ลดค่าใช้จ่ายในด้านกระดาษ หมึก เครื่องพิมพ์ และพื้นที่เก็บเอกสาร
• เพิ่มความรวดเร็วในการส่งมอบเอกสารให้คู่ค้าและลูกค้า
เสริมสร้างความถูกต้องและโปร่งใส
• ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการกรอกหรือจัดการเอกสาร
• เอกสารที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลสามารถยืนยันตัวตนและป้องกันการปลอมแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การประทับเวลาเพิ่มความมั่นใจในการอ้างอิงทางกฎหมาย
ยกระดับภาพลักษณ์และการเติบโตองค์กร
• สอดคล้องกับนโยบายภาครัฐในการพัฒนาเศรษฐกิจดิจิทัล
• เสริมสร้างภาพลักษณ์ความทันสมัยและความเชื่อมั่นให้กับพันธมิตรทางธุรกิจ
• วางรากฐานสู่การนำระบบ ERP หรือระบบบัญชีอัตโนมัติอื่นๆ มาใช้ในอนาคต
ข้อกำหนดและข้อบังคับตามกฎหมาย
เพื่อให้การใช้ระบบ e-Tax เป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย ผู้ประกอบการต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้
• ต้องเป็นผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
• ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) ที่ออกโดยหน่วยงานที่เชื่อถือได้
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องอยู่ในรูปแบบ XML และ/หรือ PDF/A-3 และเป็นไปตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
• ต้องเก็บรักษาเอกสารในรูปแบบดิจิทัลไว้อย่างน้อย 5 ปี และไม่เกิน 7 ปี เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
• สำหรับ e-Tax Invoice by Timestamp ต้องมีระบบการส่งสำเนาเอกสารไปยัง ETDA เพื่อทำการประทับเวลาและเก็บข้อมูลอ้างอิง
