การกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) คือ กระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการการเงินของธุรกิจ ซึ่งกระบวนการนี้มีเป้าหมายเพื่อให้ผู้ประกอบการใช้เพื่อเปรียบเทียบและตรวจสอบข้อมูลระหว่างรายงานบัญชีธนาคารกับบัญชีเงินฝากที่อยู่ในระบบบัญชีของบริษัท ว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่ โดยปกติแล้วการกระทบยอดธนาคารไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด แต่ยังทำให้เราทราบถึงความคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้สามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีอย่างมีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ของการกระทบยอดธนาคาร
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล : การกระทบยอดธนาคารช่วยตรวจสอบว่าข้อมูลที่บันทึกในบัญชีของบริษัทตรงกับที่ธนาคารบันทึกไว้หรือไม่ เช่น ยอดเงินที่ฝาก ยอดถอน ยอดเช็คที่ค้างจ่าย เป็นต้น
• ป้องกันการทุจริต : การกระทบยอดธนาคารเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันการทุจริตหรือความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี เพราะการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะช่วยระบุความผิดปกติที่เกิดขึ้นได้
• การบริหารกระแสเงินสด : การกระทบยอดธนาคารช่วยให้ผู้ประกอบการทราบถึงกระแสเงินสดที่แท้จริง ทำให้สามารถวางแผนและบริหารจัดการเงินสดได้อย่างเหมาะสม
• จัดทำรายงานทางการเงิน : ข้อมูลที่ได้จากการกระทบยอดธนาคารสามารถนำมาใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงินที่แม่นยำและเชื่อถือได้
ขั้นตอนในการกระทบยอดธนาคาร
• รวบรวมข้อมูล : เริ่มต้นด้วยการรวบรวมใบแจ้งยอดบัญชีจากธนาคาร (Bank Statement) และรายงานบัญชีจากระบบบัญชีภายในองค์กร ของเดือนที่ต้องการกระทบยอด
• ตรวจสอบความตรงกัน : เปรียบเทียบรายการที่ปรากฏในใบแจ้งยอดธนาคารกับรายการที่บันทึกในบัญชี ตรวจสอบว่ามีรายการใดที่ตรงกันหรือไม่ตรงกัน และหากพบรายการที่ไม่มีในสมุดบัญชี ควรทำการบันทึกให้ครบถ้วน
• หาสาเหตุของความคลาดเคลื่อน : หากพบความแตกต่าง เช่น รายการที่ธนาคารบันทึกไว้แต่ไม่มีในบัญชีของบริษัท อาจเกิดจากการลืมบันทึก หรือเช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน ควรตรวจสอบหาสาเหตุและปรับปรุงให้ถูกต้อง
• ปรับปรุงข้อมูลในบัญชี : หากพบข้อผิดพลาดหรือรายการที่ขาดหาย ให้ทำการปรับปรุงหรือบันทึกรายการเพิ่มเติมในบัญชีเพื่อให้ยอดเงินในบัญชีตรงกับที่ธนาคารบันทึกตรงกับความเป็นจริง
• จัดทำรายงานการกระทบยอด : เมื่อทุกอย่างถูกต้องแล้ว ควรทำบันทึกสรุปรายการที่กระทบยอด และแสดงให้เห็นถึงความคลาดเคลื่อนที่ได้รับการแก้ไข และเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบภายหลัง
ประโยชน์ของการกระทบยอดธนาคาร
• ลดความเสี่ยงด้านการเงิน : การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดทางการเงิน
• เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูล : ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินที่ใช้นั้นถูกต้องและเชื่อถือได้
• ปรับปรุงการบริหารจัดการเงินสด : ช่วยให้การบริหารเงินสดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การกระทบยอดธนาคารเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญและจำเป็นสำหรับการจัดการทางการเงิน ไม่ว่าจะเป็นในองค์กรขนาดใหญ่หรือบุคคลทั่วไป เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องครบถ้วน และสามารถตรวจสอบได้ในกรณีที่เกิดปัญหา ทำให้การเงินของเรามีความมั่นคงและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 14 สิงหาคม 2567
