ระบบบริหารงานจัดซื้อ

เมนู Landed Cost คือเมนูที่เอาไว้บันทึกข้อมูลต้นทุนแฝงต่างๆ ที่มากับบิลที่จัดซื้อ หากผู้ใช้งานต้องการที่จะบันทึกรายการ สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

ในการบันทึกระบบงานจัดซื้อ ผู้ใช้สามารถป้องกันเลขที่ใบกำกับภาษีซื้อ และเลขที่ใบส่งของซ้ำได้ โดยมีวิธีตั้งค่าดังนี้

ในกรณีที่ต้องการตรวจสอบว่ามีเอกสารซื้อใดบ้างที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว สามารถตรวจสอบได้ตามขั้นตอนดังนี้

บันทึกใบสั่งซื้อระบุจำนวนสินค้าไว้หลายจำนวน และต้องการอ้างอิงไปทำเอกสารซื้อเชื่อ หรือซื้อสด ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 บิลโดยอ้างอิงใบสั่งซื้อใบเดียวกัน

เมื่อมีการอ้างอิงเอกสารไปที่เมนูอื่นเต็มจำนวนแล้ว สถานะของเอกสารนั้นจะเปลี่ยนเป็น Close หรือกรณีอ้างอิงบางส่วนสถานะจะเป็น Partial ทันที ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ แต่เมื่อตรวจสอบพบว่าเอกสารต้นทางนั้นมีข้อผิดพลาด ต้องทำการกลับมาแก้ไขหรือต้องการลบออกนั้นจะต้องทำการลบเอกสารปลายทางย้อนกลับเพื่อที่จะให้สถานะเอกสารต้อนทางเป็น Open จึงจะสามารถแก้ไขหรือลบเอกสารนั้นได้

กรณีที่มีการจ่ายเงินมัดจำแบบหลายรูปแบบ ทั้งเช็ค และเงินโอน สามารถบันทึกได้ค่ะ

การระบุเหตุผลของการเพิ่มหนี้ จะใช้ในกรณีที่กิจการได้มีการสั่งซื้อสินค้ากับเจ้าหนี้การค้า แล้วพบว่าสินค้าที่สั่งซื้อมานั้นเกินจำนวนตามข้อตกลงในการสั่งซื้อ หรือคำนวณราคาสินค้าไม่ถูกต้อง ซื้อเป็นเหตุที่เจ้าหนี้การค้าต้องจัดทำเอกสารลดหนี้ให้กับกิจการ ทั้งนี้เพื่อให้สามารถจำแนกเอกสาร และให้ทราบเหตุผลการเพิ่มหนี้ จึงจำเป็นต้องมีการระบุเหตุผลการเพิ่มหนี้ทุกครั้งในการจัดทำเอกสาร

ก่อนที่ผู้ใช้งานจะสร้างข้อมูลเจ้าหนี้ (Vendor) ควรมีการกำหนดให้ระบบคอยแจ้งเตือนในการระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรทุกครั้ง เพื่อป้องกันในกรณีที่ผู้ใช้งานได้มีการสร้างเอกสารซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้ว และพบว่าลืมระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี จึงทำให้รายงานภาษีซื้อไม่แสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร

หากต้องการตรวจสอบรายการเงินมัดจำว่ามีรายการใดบ้าง ที่ยังทำการตัดยอดเงินมัดจำไม่หมด สามารถตรวจสอบได้ ดังนี้

ในกรณีที่ต้องการทำรายการบันทึกเอกสารใบกำกับภาษีซื้อล่วงหน้า แต่ระบบไม่อนุญาตให้บันทึกเอกสาร สามารถแก้ไขได้โดยการเลือก Option

หากไม่สามารถบันทึกรายการซื้อย้อนหลังเกิน 6 เดือนได้ ต้องไปกำหนด Option ที่ค่าเริ่มต้นก่อน ดังนี้