การปิดบัญชีสิ้นปีเป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารจัดการทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กร เพื่อเตรียมข้อมูลทางการเงินสำหรับการสร้างรายงานปีต่อไปและเพื่อประเมินผลประกอบการในปีที่ผ่านมา ดังนั้นข้อควรระมัดระวังที่สำคัญอื่นๆ ในการปิดบัญชีประจำปี ที่ผู้ทำบัญชีควรรับทราบ โดยมีประเด็นที่ต้องระมัดระวังเพิ่มเติม มีดังนี้
1. ข้อกำหนดทางกฎหมายพื้นฐาน
ตัวอย่าง 1
คำถาม : นิติบุคคล (ห้างหุ้นส่วนจำกัด/บริษัทจำกัด) ต้องปิดบัญชีประจำปีให้แล้วเสร็จภายในกี่วัน
คำตอบ : นิติบุคคล (ห้างหุ้นส่วนจำกัด/บริษัทจำกัด) ต้องปิดบัญชีประจำปีให้แล้วเสร็จภายใน 60 วัน นับตั้งแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี (นักบัญชีหลายท่านมักเข้าใจผิดว่า จะต้องปิดบัญชีให้แล้วเสร็จภายใน 150 วัน) (อ้างอิง : ประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544)
ตัวอย่าง 2
คำถาม : บริษัทจำกัด ต้องนำงบการเงินประจำปี เสนอเพื่ออนุมัติในที่ประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นภายใน 120 วัน
คำตอบ : ภายใน 4 เดือน (อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ – หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1197)
2. ข้อควรระมัดระวังในการจัดทำสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
สำหรับประเด็นนี้ นักบัญชีควรระมัดระวังเป็นกรณีพิเศษ โดยเฉพาะกรณีที่มีบทบาทเป็นผู้รับจ้างทำบัญชี กล่าวคือ การจัดทำสำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น ควรจะมีการตรวจสอบกับสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น (หลักการตามข้อกฎหมาย อ้างอิง : ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์-หุ้นส่วนและบริษัท มาตรา 1138) เพื่อให้มั่นใจว่า รายชื่อผู้ถือหุ้นยังคงเป็นข้อมูลปัจจุบันหรือไม่ ไม่ควรปฏิบัติโดยการนำเอาสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นปีก่อนมาพิมพ์ใหม่ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
3. ข้อควรระมัดระวัง ทุนจดทะเบียนของบริษัท/ทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนจำกัด
มักพบข้อผิดพลาดบ่อย เกี่ยวกับทุนจดทะเบียนบริษัท/ทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนจำกัด กล่าวคือ มีการเพิ่มทุนในระหว่างปี แต่ข้อมูลการเพิ่มทุน เอกสารในการเพิ่มทุน มิได้ส่งให้ทางบัญชีทันที อาจทำให้นักบัญชีเข้าใจว่า ทุนของบริษัท/ห้างหุ้นส่วนจำกัด ณ วันสิ้นงวดบัญชี ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
ทำให้ข้อมูลทุนจดทะเบียนที่ปรากฏในงบการเงิน ไม่ตรงกับทุนทะเบียนที่มีการเปลี่ยนใหม่ นักบัญชีจะต้องตรวจสอบด้วยความระมัดระวัง โดยเบื้องต้น ควรคัดสำเนาหนังสือรับรองบริษัทหลังวันสิ้นงวดบัญชี เพื่อยืนยันว่าทุนจดทะเบียนตรงกับที่ปรากฏในงบการเงินหรือไม่
4. รายงานความเห็นของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
ทางบริษัทควรให้ความสำคัญต่อ รายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ซึ่งหลักการพื้นฐาน รายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาตโดยทั่วไป จะแบ่งออกเป็น 4 ลักษณะ ได้แก่
1. รายงานแบบไม่มีเงื่อนไข
2. รายงานแบบมีเงื่อนไข
3. รายงานแบบแสดงความเห็นว่างบการเงินไม่ถูกต้อง
4. รายงานแบบไม่แสดงความเห็น
ดังนั้น เพื่อลดปัญหา/ความไม่เข้าใจที่อาจเกิดขึ้น ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (กรรมการผู้มีอำนาจ) และนักบัญชี จึงควรให้ความสำคัญในการอ่านรายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ควรพบกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเพื่อซักถามข้อมูล ผลการตรวจสอบ รายการปรับปรุง (ถ้ามี) และข้อแนะนำอื่นๆ อันจะเป็นประโยชน์แก่ทางบริษัท
5. รายการปรับปรุงที่เสนอโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
กรณีที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบพบประเด็นข้อผิดพลาด ที่เป็นสาระสำคัญต่องบการเงิน จะเสนอให้เป็นรายการปรับปรุง เพื่อให้นักบัญชีนำไปปรับปรุงงบการเงิน ดังนั้น นักบัญชีควรนำรายการปรับปรุงของผู้สอบบัญชีรับอนุญาต นำเสนอให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีได้พิจารณา และลงนามอนุมัติก่อนจะนำไปปรับปรุงในงบการเงินต่อไป
