การลงบัญชีค่าน้ำมันรถยนต์เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทสามารถทำได้โดยการทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ข้อหารือกรมสรรพากร กค 0706/6969
1.บริษัทฯ จ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ให้กับพนักงานของบริษัทฯ ตามจำนวนที่จ่ายจริงในกรณีที่พนักงานใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปทำงานให้บริษัทฯ ถือเป็นรายจ่ายเกี่ยวกับการประกอบกิจการของบริษัทฯบริษัทฯ มีสิทธินำค่าน้ำมันดังกล่าวมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร สำหรับค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนที่บริษัทฯ ได้จ่ายไปเกินกว่าจำนวนที่พนักงานของบริษัทฯ ได้จ่ายไปจริง ถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว ต้องห้ามมิให้ถือเป็นรายจ่าย ตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร
2.กรณีพนักงานจะได้รับยกเว้นไม่ต้องนำค่าน้ำมันในกรณีนี้ไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้ ตามมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร นั้น จะต้องมีหลักฐานการใช้รถยนต์และพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่การตรวจสอบไต่สวนของเจ้าพนักงานประเมิน ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดเพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่นั้นด้วยประกอบกับบริษัทฯ ต้องมีระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้และมีหนังสืออนุญาตพร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานจากที่ใดถึงที่ใด ระยะเวลาทางเท่าใด ชื่อเจ้าของรถยนต์หมายเลขทะเบียนรถยนต์ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันรถยนต์ที่มีการระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน
