ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 5 และตามมาตรา 14 ได้มีการกำหนดไว้ว่า ผู้ประกอบการจะต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารบัญชีไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ ส่วนการเก็บรักษาเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี
โดยเจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งประมวลรัษฎากร มิได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี
ความหมายคือเอกสารทางบัญชีควรเก็บไว้ 5 – 7 ปี ส่วนเอกสารภาษีควรเก็บไว้ 10 ปี ...แต่ถ้าหากเกิดกรณีสุดวิสัย เกิดเอกสารดังกล่าวสูญหาย จะต้องทำอย่างไร ?
อย่าเพิ่งกังวลใจมากเกินไป เรามีคำแนะนำในการรับมือปัญหาเรื่องนี้
1. ตรวจสอบว่าเอกสารที่หายเป็นเอกสารใดบ้าง ของ เดือน ปี ใดบ้าง พร้อมจดบันทึกข้อมูลไว้อย่างละเอียด
2. กรณีที่เอกสารเกิดความเสียหาย ไม่สมบูรณ์ ให้ถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน
3. แจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ
4. แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน15 วัน โดยกรอกแบบแจ้งพร้อมนำใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย
หลังจากนั้นให้ติดต่อประสานสรรพากรเพื่อขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่างๆ ซึ่งสามารถแก้ไขได้ดังนี้
กรณีสำเนาใบกำกับภาษีขาย ให้ติดต่อกับลูกค้าที่ได้รับใบกำกับภาษีเพื่อขอถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี หรือพิมพ์ออกมาใหม่ในกรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ
สำหรับใบกำกับภาษีขายใบกำกับภาษีซื้อ ให้หาข้อมูลผู้ขายจากรายงานภาษีซื้อ จากนั้นติดต่อกับผู้ขายเพื่อขอใบแทนใบกำกับภาษี
หากเป็นกรณีนำเข้า ไม่ต้องติดต่อผู้ขายแต่ให้นำใบขนสินค้าไปแสดงและขอถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีจากกรมศุลกากร และแบบแสดงรายการสามารถคัดแบบแสดงรายการภาษีจากกรมสรรพากรภาคที่บริษัทตั้งอยู่ได้เลย
ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com/en/lost-accounting-document
