อย่างที่ทราบกันว่า บัญชีเป็นภาษาของธุรกิจ เมื่อทำธุรกิจสิ่งที่ต้องทำคือบัญชี ข้อมูลทางบัญชีเป็นพื้นฐานสำคัญของการตัดสินใจทางธุรกิจ ในทางการบัญชีนั้นมีวิธีปฏิบัติที่จำเป็นอย่างน้อย 7 เรื่องที่เจ้าของกิจการควรรับทราบและทำให้มีการปฏิบัติอย่างจริงจัง คือ
1. ต้องรู้ฐานะทางการเงินของกิจการ
เจ้าของกิจการต้องทำความคุ้นเคยและทำความเข้าใจกับงบการเงิน เพราะเป็นข้อมูลสรุปที่จำเป็นต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญของเจ้าของเลยทีเดียว
2. ไม่ควรทำธุรกิจโดยใช้เกณฑ์เงินสด
เกณฑ์เงินสดเป็นรูปแบบที่ง่ายที่สุดของการบัญชี จะมีการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายต่อเมื่อได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปจริง ส่วนเกณฑ์คงค้างนั้นจะบันทึกรายการค้าต่างๆ ในงวดของบัญชีนั้นๆ โดยถือว่ารายได้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว ไม่ว่ากิจการจะได้รับเงินแล้วหรือยังไม่ได้รับเงินก็ตาม ค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการใช้ทรัพยากรหรือได้รับบริการจากบุคคลอื่นแล้ว ไม่ว่าจะจ่ายเงินแล้วหรือไม่ก็ตาม
ดังนั้น ถ้าใช้เกณฑ์เงินสด หากคำนวณรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรหรือขาดทุนที่เกิดขึ้นจะไม่ตรงกับช่วงเวลา จึงไม่ควรใช้ข้อมูลจากเกณฑ์เงินสดในการบริหารงานหรือการตัดสินใจ
3. ใช้ใบคำสั่งซื้อเสมอ
โปรดจำไว้ว่าคำสั่งซื้อเป็นใบอนุญาตในการซื้อ และเป็นพื้นฐานของระบบการเก็บข้อมูลและการทำบัญชีที่ดีของกิจการ คำสั่งซื้อควรมีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ตกลงกันรวมถึงราคาและเงื่อนไขการขายที่แน่นอน เมื่อสินค้ามาถึง ก็จะต้องมีการตรวจรับสินค้าให้ตรงกับที่สั่งซื้อทั้งปริมาณและคุณภาพสินค้า เมื่อมีการเรียกเก็บเงินมาถึงให้ตรวจสอบกับการรับสินค้าและใบสั่งซื้อด้วยว่า หมายเลขรายการ ปริมาณและราคาทั้งหมดจะต้องตรงกัน เพราะบ่อยครั้งที่มีข้อผิดพลาดด้านราคา ไม่ว่าจะเป็นราคาต่อหน่วยหรือราคารวม
แม้แต่การรับการบริการก็ควรมีใบสั่งซื้อด้วย ตัวอย่างเช่น หากต้องการซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร ให้ทำใบสั่งซื้อและแจ้งผู้ให้บริการระบุหมายเลขใบสั่งซื้อหรือ Purchase Order (PO) ไว้ในใบเรียกเก็บเงิน เมื่อมีการเรียกเก็บเงิน ผู้ชำระเงินจะดูที่หมายเลข PO เพื่อตรวจสอบ เพราะเคยมีกรณี การโทรหาบริษัทที่รับบริการ เพื่อขอรุ่นและหมายเลขเครื่องถ่ายเอกสารหรืออุปกรณ์อื่นๆ จากนั้นจะส่งใบเรียกเก็บเงินสำหรับงานซ่อม ซึ่งพบว่าหลายครั้ง เป็นการจ่ายเงินไปโดยที่ผู้ให้บริการยังไม่ได้เข้ามาดูแลซ่อมแซมอะไรเลย
4. อย่าให้บุคคลคนเดียวทำงานโดยไม่มีผู้สอบทาน
มีกิจการจำนวนไม่น้อยที่พบว่า มีการยักยอกทรัพย์สินโดยพนักงานที่ไว้ใจ และกว่าจะพบก็มักจะสูญเสียเงินหรือทรัพย์สินไปมากแล้ว ผู้ที่ตกเป็นผู้เสียหายส่วนมากมีบางสิ่งที่เหมือนกัน คือ เป็นบริษัทที่เป็นเจ้าของคนเดียวที่ไม่ค่อยมีความสนใจในงานสำนักงานโดยเฉพาะงานด้านการบัญชี มีการมอบหมายให้บุคคลหลักเพียงคนเดียวรับผิดชอบงานด้านบัญชีและการเงิน หรือการไม่มีบุคคลภายนอกมาสอบทาน ไม่มีกระบวนการตรวจสอบขั้นพื้นฐานหรือแม้กระทั่งไม่มีการกระทบยอดธนาคาร
5. อย่าให้มีการทำรายการทางการเงินโดยไม่มีการอนุมัติ
ไม่ควรอนุญาตให้มีการ ดาวน์โหลดข้อมูลธุรกรรมธนาคาร ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายเข้ามาในระบบโดยตรงโดยไม่มีขั้นตอนการอนุมัติรายการจากผู้รับผิดชอบ ซึ่งเป็นกลไกการควบคุมภายในที่สำคัญ ที่จะช่วยป้องกันการฉ้อโกง ข้อผิดพลาด หรือการละเลยที่อาจเกิดขึ้นได้
6. แยกเงินส่วนตัวกับธุรกิจออกจากกัน
เจ้าของกิจการที่ไม่แยกเงินส่วนตัวและธุรกิจออกจากกัน มีการนำเงินของธุรกิจที่ควรใช้ไปเพื่อการลงทุนหรือสร้างการเติบโต แต่มีการนำไปใช้จ่ายในเรื่องส่วนตัวอื่นๆ จะทำให้เกิดปัญหาตามมา โดยเฉพาะกรณีที่จำเป็นต้องใช้เงินเพื่อการค้า การลงทุนหรือขยายกิจการ
7. จ้างสำนักงานบัญชีที่ดี
ครั้งสุดท้ายที่สำนักงานบัญชีติดต่อมาเพื่อสอบถามเกี่ยวกับงบการเงินของบริษัทคือเมื่อไหร่ ส่วนมากบริษัทจะได้รับการติดต่อจากสำนักงานบัญชีเมื่อถึงเวลาที่ต้องเกี่ยวข้องกับภาษี ในความเป็นจริง สำนักงานบัญชีควรทบทวนรายงานทางการเงินของบริษัททุกไตรมาสและหารือเกี่ยวกับตัวเลขเหล่านั้น นอกจากนั้นสำนักงานบัญชีควรมีคำถามที่ออกแบบมาเพื่อทดสอบการปฏิบัติและการควบคุมทางบัญชีของบริษัท รวมทั้งการช่วยตรวจสุขภาพหรือสัญญาณชีพทางการเงินให้บริษัทด้วย
ในขณะที่ความสามารถในการทำกำไร โครงสร้างทางการเงิน วิธีปฏิบัติทางการบัญชี มีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่บ่อยครั้งที่กลายเป็นองค์ประกอบของการทำธุรกิจที่เข้าใจได้น้อยที่สุดสำหรับบริษัท และหลายครั้งที่ถูกละเลย จนเกิดความเสียหายได้ในที่สุด
