เงินสดย่อยมีเศษสตางค์... ปัดเศษเพิ่มลดยังไง ไม่ให้บัญชีมีปัญหา ?

“ปัญหาคือ… แล้วเวลาบันทึกบัญชีในระบบจะลงยังไงดี ?”

          ถ้าบันทึกไม่ถูกจุดเล็กๆ แค่ไม่กี่สตางค์นี่แหละ ที่ทำให้ยอดบัญชีไม่ตรงตอนปิดงบ แล้วฝ่ายบัญชีจะเริ่มมองหน้ากันแบบ “ใครลงอะไรผิดอีกละเนี่ย”
          บทความนี้จะอธิบายวิธีบันทึกกรณีมีการปัดเศษสตางค์จากการใช้เงินสดย่อย บนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz แบบเข้าใจง่าย และสามารถนำไปใช้งานได้จริง


เงินปัดเศษ (เพิ่ม/ลด) คืออะไร ?
          เงินปัดเศษ คือ ผลต่างจากการชำระเงินจริงที่ไม่ตรงกับยอดค่าใช้จ่ายตามเอกสาร เช่น
                    • ค่าใช้จ่ายตามใบเสร็จ 28 บาท
                    • จำนวนเงินที่จ่ายจริง 25 บาท
                    • ผลต่างจากการปัดเศษ 03 บาท

          กรณีนี้ถือว่า “ปัดเศษลด” จำนวน 0.03 บาท หรือถ้าจ่ายจริง 357.50 บาท ก็จะถือเป็น “ปัดเศษเพิ่ม” จำนวน 0.22 บาทโดยทั่วไป ผลต่างลักษณะนี้มักจะบันทึกเข้าบัญชี
                    • กำไรจากการปัดเศษ
                    • ขาดทุนจากการปัดเศษ
                    • รายได้อื่น/ค่าใช้จ่ายอื่น
                    • ส่วนลดรับ/ส่วนลดจ่าย
          หากมีการใช้เงินสดย่อยชำระค่าใช้จ่าย แล้วเกิดการปัดเศษสตางค์เพิ่มหรือลดในระหว่างการจ่ายเงินจริง ควรบันทึกส่วนต่างดังกล่าวแยกออกจากค่าใช้จ่ายหลัก โดยสามารถบันทึกเข้าบัญชีกำไรหรือขาดทุนจากการปัดเศษ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายบัญชีของแต่ละกิจการ เพื่อให้ยอดบัญชีตรงกับการจ่ายเงินจริง และช่วยให้การตรวจสอบบัญชีในภายหลังทำได้ง่ายขึ้น
          สำหรับการใช้งานบนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz แนะนำให้กำหนดผังบัญชีสำหรับรายการปัดเศษไว้โดยเฉพาะ เพื่อให้การบันทึกข้อมูลเป็นมาตรฐาน และลดปัญหายอดคลาดเคลื่อนในระบบบัญชี


วิธีการบันทึกปัดเศษ (เพิ่ม/ลด) ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ Prosoft ibiz
          หลังจากที่มีการบันทึกรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ใช้กรอกตัวเลขที่ต้องการปัดเศษ (เพิ่ม/ลด) ลงในช่อง “ผลต่าง (เกิน + / ขาด -)” โดยมีรูปแบบการกรอกข้อมูลดังนี้
                    • ปัดเศษ (เพิ่ม) = ให้ผู้ใช้ระบุสัญญาลักษณ์เครื่องหมาย “บวก ( + )” หน้าตัวเลขทุกครั้ง เช่น +0.27 เป็นต้น
                    • ปัดเศษ (ลด) = ให้ผู้ใช้ระบุสัญญาลักษณ์เครื่องหมาย “ลบ ( - )” หน้าตัวเลขทุกครั้ง เช่น -0.27 เป็นต้น


          ในส่วนของการบันทึกรายการรายวัน (Post GL) ผลต่างลักษณะนี้มักจะบันทึกเข้าบัญชี เช่น กำไรจากการปัดเศษ, ขาดทุนจากการปัดเศษ, รายได้อื่น/ค่าใช้จ่ายอื่น หรือส่วนลดรับ/ส่วนลดจ่าย เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายบัญชีของแต่ละกิจการที่จะบันทึกบัญชีในรหัสใด


เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 08 พฤษภาคม 2569