5 ข้อคิดของผู้ประกอบการ ก่อนขาดสภาพคล่องทางการเงิน

     การลงทุนในธุรกิจทุกประเภท ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปได้ด้วยดีก็คือ สภาพคล่องทางการเงิน หากสินค้าขายดีจนทำให้ตัวเลขในบัญชีมีผลกำไรเพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่องแต่ธุรกิจยังขาดสภาพคล่อง มีแต่ตัวเลขที่บ่งบอผลประกอบการว่ามีกำไร แต่จำนวนเงินสดที่ใช้หมุนเวียนมีน้อยลงนั่นคือปัญหาที่นักธุรกิจหรือผู้ประกอบการต้องพิจารณาเพื่อค้นหาสาเหตุ หรือทบทวนการบริหารว่ามีข้อบกพร่องหรือเกิดความผิดพลาดในส่วนใดการบริหารธุรกิจ หากมีการจัดวางระบบบัญชีหรือมีการจัดทำบัญชีรูปแบบง่าย ๆ ไว้ให้รับรู้ข้อมูลของผลประกอบการ เช่น บัญชีรายวันเพื่อบันทึกรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างวัน บัญชีเงินสด ทะเบียนสินค้า หรือบัญชีอื่น ๆ

     ตัวเลขต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทางบัญชี คือสัญญาณเตือนที่ดีกรณีเกิดปัญหาหรือมีแนวโน้มว่าธุรกิจกำลังจะขาดสภาพคล่อง 

และ 5 ข้อคิดต่อไปนี้ คือตัวบ่งชี้ได้อย่างชัดเจนว่าธุรกิจของคุณกำลังจะขาดสภาพคล่องทางการเงิน

1.องค์กรธุรกิจเติบโตด้านโครงสร้างอย่างรวดเร็ว

     องค์กรธุรกิจที่เติบโตด้านโครงสร้างอย่างรวดเร็ว แน่นอนว่าต้องเกิดจากผลประกอบการที่ดีมีรายได้เข้ามาทำให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนหรือมีสภาพคล่องทางการเงิน แต่สิ่งหนึ่งที่นักลงทุนหรือผู้ประกอบการควรพิจารณาก็คือ การเติบโตด้านโครงสร้างที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ในบทความนี้ผู้เขียนหมายถึง โครงสร้างองค์กรที่เน้นให้ความสำคัญแก่ผู้ใช้สินค้าหรือกลุ่มลูกค้า โดยการเพิ่มหรือจัดแบ่งแผนกงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มพนักงานหรือบุคลากรที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะด้าน ซึ่งการเติบโตด้านโครงสร้าง มีจุดอ่อนในแง่ของความสิ้นเปลืองที่จะทำให้มีค่าใช้จ่ายตามมา เช่น ค่าวัสดุอุปกรณ์ เงินเดือนหรือค่าจ้าง และค่าดำเนินงานด้านอื่น ๆ

     ข้อคิดของผู้ประกอบการในข้อนี้ หากการเติบโตด้านโครงสร้างขององค์กรไม่ได้เกิดจากการขยายฐานลูกค้า เมื่อกลุ่มลูกค้าที่มีอยู่เดิมเปลี่ยนไปผลกำไรหรือรายได้ลดลงก็จะมีผลกระทบต่อสภาพคล่องทางการเงินอย่างแน่นอน ข้อมูลทางบัญชีจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนธุรกิจเพื่อรับมือกับปัญหาในข้อนี้ได้

2.ส่วนแบ่งด้านการตลาดเริ่มลดน้อยลง

     หากข้อมูลตัวเลขทางบัญชีแสดงให้เห็นว่าส่วนแบ่งด้านการตลาดเริ่มลดน้อยลง เช่น มียอดสั่งซื้อสินค้าจากกลุ่มลูกค้ารายเดิมลดลง และไม่สามารถขยายฐานลูกค้าใหม่ ๆ ออกไปได้อีก รายได้หรือผลกำไรที่เคยได้รับก็ย่อมลดลงตามไปด้วย เมื่อรายได้ลดลงแต่ยอดค่าใช้จ่ายยังมีเท่าเดิมหรืออาจมีเพิ่มมากขึ้น ในระยะยาวปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงินเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงได้ยาก

     แนวทางบริหารด้านการเงินเพื่อป้องกันปัญหาขาดสภาพคล่องที่ดี ได้แก่ การตรวจสอบผลประกอบการจากงบการเงิน หรือดูความเคลื่อนไหวของตัวเลขในบัญชีที่ได้บันทึกไว้ แล้วนำมาวิเคราะห์เมื่อพบความผิดปกติก็สามารถแก้ไข หรือวางแผนป้องกันปัญหาการขาดสภาพคล่องทางการเงินได้อย่างทันท่วงที 

3.การชะลอตัวของเศรษฐกิจในระดับประเทศหรือระดับ มหภาค

     ปัญหาการชะลอตัวของเศรษฐกิจ เป็นปัจจัยที่อยู่เหนือการควบคุมของเศรษฐกิจ และเป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผู้ประกอบการ เพราะไม่สามารถควบคุมด้านรายได้ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ หากไม่มีการบริหารจัดการหรือวางแผนรับมือที่ดี ปัญหาการขาดสภาพคล่องทางการเงินก็จะต้องตามมา

     ข้อคิดสำหรับการรับมือของผู้ประกอบการ ได้แก่การบริหารค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โดยวิเคราะห์ตัวเลขจากบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อควบคุมตัวแปรที่ส่งผลกระทบต่อผลกำไรพยายามควบคุมรายจ่าย เพราะนอกจากช่วยรักษาสภาพคล่องไว้ได้ยังป้องกันปัญหาภาวะขาดทุนได้อีกทางหนึ่ง

4.สินค้าตกค้างใน Stock

     สัญญาณเตือนภัยที่บ่งบอกได้ว่าธุรกิจอาจประสบปัญหาขาดสภาพคล่องในอนาคตอันใกล้ ก็คือจำนวนสินค้าที่ค้างอยู่ใน Stock หรือเป็นสินค้าที่อายุนานตกค้างอยู่ในร้านเป็นจำนวนมาก โดยไม่มีการหมุนเวียนสินค้าออกไป หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว มูลค่าของสินค้าเหล่านี้อาจเป็นกำไรที่ปรากฏเป็นตัวเลขอยู่ในบัญชีแทนกำไรที่เป็นเงินสดทั้งหมด และนั่นคือปัญหาที่จะทำให้กิจการขาดสภาพคล่องได้ในอนาคต

     ในส่วนขององค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ปัญหาในข้อนี้อาจมีผลกระทบไม่มากแต่ทำให้ผลกำไรที่ควรจะได้ลดลงข้อคิดของผู้ประกอบการ ควรปรับด้านการบริหารและให้ความสำคัญกับการกระจายสินค้าหรือหมุนเวียนสินค้าออกไปให้ได้มากที่สุด อาจจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย ประเภทลด แลก แจก แถม หรือจัดโปรโมชั่นเพื่อระบายสินค้าให้กลับมาในรูปของตัวเงินสดให้มากที่สุด

5.การบันทึกบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน

     การบันทึกบัญชีรายวัน เป็นพื้นฐานของการจัดทำบัญชีที่มีความสำคัญ เพราะนอกจากจะทำให้รู้ความเคลื่อนไหวของรายรับรายจ่าย หรือการซื้อขายสินค้าในแต่ละวันแล้ว รายละเอียดจากบัญชีรายวันในแต่ละประเภทยังต้องนำไปบันทึกในบัญชีแยกประเภท เพื่อให้ทราบผลรวมทั้งหมด เช่น มีรายรับรวมทั้งสิ้น ณ ปัจจุบันเป็นจำนวนเท่าใด มีกำไรสะสม ณ ปัจจุบันเป็นจำนวนเงินเท่าใด หรืออื่น ๆ

สำหรับองค์กรธุรกิจที่มีการจัดทำบัญชีอย่างเป็นระบบ มีพนักงานผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ แต่ยังเกิดปัญหาการบันทึกบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน หากเกิดขึ้นบ่อย ๆ จนไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้ ปัญหาเหล่านั้นคือสัญญาณเตือนว่าธุรกิจกำลังมีปัญหาด้านการเงินที่เกิดจากการทำงานของพนักงาน และอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรจนทำให้ขาดสภาพคล่องได้

บทสรุป

     การขาดสภาพคล่องทางการเงิน เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้กับธุรกิจทุกประเภท และเกิดขึ้นได้จากหลากหลายสาเหตุ ซึ่งมีทั้งควบคุมได้และควบคุมไม่ได้อย่างเช่นภาวะเศรษฐกิจชะลอตัว

ระบบบัญชีหรือการบันทึกบัญชี มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลนำมาวิเคราะห์หรือตรวจสอบผลการดำเนินงาน ในทางปฏิบัติสภาพคล่องทางการเงิน ไม่ได้บ่งบอกฐานะทางการเงินขององค์กรเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวชี้วัดข้อบกพร่องหรือความมั่นคงขององค์กรธุรกิจอีกด้านหนึ่งด้วย