ทำไมถึงต้องนำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมาใช้ในธุรกิจยุคปัจจุบัน

เนื่องจากการทําบัญชีด้วยระบบมือใช้เวลาในการทําบัญชีค่อนข้างนาน ผู้บริหารกิจการได้รับข้อมูลรายงานทางการเงินล่าช้า อาจทําให้ กิจการไม่สามารถตัดสินใจในการบริหารได้ทันท่วงที หรือตัดสินใจผิดพลาดได้ ดังนั้นในยุคปัจจุบันซึ่งเป็นยุคของการแข่งขันที่ค่อนข้างรุนแรง กิจการโดยส่วนใหญ่จึงมีการนําคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดทําบัญชีมากขึ้น นั่นก็คือ โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี แน่นอนว่าการนำโปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้จะช่วยให้การจัดทําบัญชีนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น สามารถตอบสนองความต้องการของกิจการได้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสารและรายงานต่างๆทางบัญชี เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบวางบิล ใบรับสินค้า รวมถึงการทำสต๊อกสินค้า การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท การเรียกดูงบทดลอง และรายงานทางการเงิน สามารถลดระยะเวลาในการจัดทําบัญชีลงได้ รวมถึงการที่ผู้บริหารได้รับข้อมูลรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร ทําให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยการใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี บริษัทผู้ผลิตโปรแกรมจะมีการคิดค้นและพัฒนาเพื่อให้โปรแกรมใช้งานได้ง่ายและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานได้มากที่สุด

รายการ	การจัดทำบัญชีด้วยมือ	การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป
แหล่งข้อมูลประกอบการลงบัญชี	เอกสาร/หลักฐานประกอบรายการค้า	ข้อมูลที่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทํา โดยโปรแกรม เช่น ใบเสร็จรับเงิน และข้อมูลที่นําเข้าจากเอกสารประกอบรายการ
สมุดบันทึกรายการขั้นต้น และการบันทึกรายการ	การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปและสมุดรายวันเฉพาะ	การบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ในแฟ้มข้อมูลรายการเคลื่อนไหว (Transaction File)
สมุดบัญชีแยกประเภทและการบันทึกผ่านรายการ	ผ่านรายการจากสมุดรายวันทุกเล่มไปที่บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อย	แฟ้มข้อมูลหลักของโปรแกรม (Master File) เช่น แฟ้มข้อมูลลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้า โดยทำการ Update ใหม่เมื่อต้องการทราบข้อมูล
การประมวลผลรายการ	ประมวลผลรายการทั้งหมดด้วยมือ ใช้เวลามาก และมีโอกาสผิดพลาดสูง	ประมวลผลแบบอัตโนมัติด้วยระบบคอมพิวเตอร์ใช้เวลาน้อย และมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ
การเก็บรักษาเอกสาร หลักฐาน	มีเอกสารเป็นจํานวนมาก ต้องใช้สถานที่เก็บ ยากต่อการค้นหา	เอกสารถูกเก็บในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเก็บข้อมูลได้ง่าย และสะดวก ต่อการค้นหา

ปัจจัยในการเลือกโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

โดยวัตถุประสงค์ของการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทำบัญชี ช่วยให้การจัดทำบัญชีมีความรวดเร็ว สามารถประหยัดกำลังคน และกำลังทรัพย์ของกิจการด้วย นอกจากนั้นปัจจัยในการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่กิจการควรคำนึงถึง มีหลายประการ เช่น

ราคาของโปรแกรม กิจการต้องคำนึงถึงงบประมาณในการจัดซื้อโปรแกรม โดยการซื้อโปรแกรมนั้นจะต้องสอดคล้องกับความต้องการในการใช้งาน ไม่ซื้อโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่และราคาสูงเกินความจำเป็น
คุณสมบัติของโปรแกรม ต้องสอดคล้องกับความต้องการของกิจการ และสามารถรองรับการทำงานในอนาคตของกิจการเมื่อมีการเจริญเติบโต รวมถึงสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาด้วย
ความเร็วในการทำงานของโปรแกรม เนื่องจากการทำงานด้านบัญชีจะมีจำนวนข้อมูลเพิ่มมากขึ้นตามระยะเวลาการทำงาน
วิธีการใช้งานโปรแกรม กิจการควรเลือกโปรแกรมที่มีวิธีการใช้งานที่ง่าย รูปแบบบการทำงานที่ไม่ซับซ้อนจนเกินไป
มีระบบการทำงานนครบทุกระบบ และทุกระบบต้องสามารถเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกันได้ โดยโปรแกรมที่กิจการเลือกใช้อาจจะมีระบบมากกว่าที่กิจการต้องการใช้ในปัจจุบัน แต่อย่างไรก็ตามเมื่อกิจการ มีการขยายตัว อาจมีความจำเป็นต้องใช้ระบบการทำงานอื่นๆ เพิ่มเติม ดังนั้น หากการเลือกซื้อโปรแกรมไม่ได้วางแผนสำหรับการขยายตัว อาจต้องเปลี่ยนโปรแกรมสำเร็จรูปในอนาคตก็เป็นได้
โปรแกรมควรมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยต้องคำนึงการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้อง
โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดี ควรมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่รัดกุม
การทำงานบนระบบ LAN หรือ Stand alone หรือ การทำงานบนระบบ Web base
ความถูกต้องของหลักการบัญชี และรายงาน ทางการเงินของโปรแกรม
คุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม ว่ามีความน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใด รวมถึงการบริการหลังการขายที่น่าเชื่อถือ

บทความโดย : https://www.prosoftwinspeed.com/Article/Detail/159157/

หน้าแรก

ข่าวสาร

บทความที่น่าสนใจ