อาชีพยอดฮิตในปัจจุบันคงหนีไม่พ้นการขายของออนไลน์ ซึ่งมีพ่อค้าแม่ค้าขายสินค้าผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็น Facebook , Line My Shop , Lazada , Shopee , Instagram , TikTok เป็นต้น รายได้จากการขายของออนไลน์เหล่านี้ ควรมีการ บันทึกบัญชีขายของออนไลน์ และยื่นเสียภาษีให้ถูกต้องด้วย
แต่พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ส่วนใหญ่ จะขายในนามบุคคลธรรมดาและยื่นภาษีเอง ซึ่งมีโอกาสยื่นภาษีไม่ถูกต้องจนโดนเรียกเก็บภาษีย้อนหลังสูงมาก
และด้วยเหตุนี้การขายของออนไลน์สำหรับบุคคลธรรมดา จึงมีความจำเป็นที่จะต้องทราบวิธีการจัดการเรื่องบัญชีอย่างถูกต้อง ถูกกฎหมาย ดังสามารถอธิบายได้ดังนี้
การทำบัญชีขายของออนไลน์คล้ายกับการทำบัญชีขายในรูปแบบทั่วไป แต่มีบางประการที่ควรใส่ความสำคัญเพิ่มเติมเนื่องจากลักษณะการธุรกิจออนไลน์ที่แตกต่างไปจากธุรกิจที่มีร้านค้าที่สถานที่ตั้งแบบดั้งเดิม. นี่คือหลายหลักเกณฑ์ที่สำคัญที่ควรพิจารณา
โดยแนวทางการทำบัญชีรายรับรายจ่ายขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา สามารถอธิบายได้ดังนี้
1.การบันทึกการเงินทุกรายการ: ควรบันทึกทุกรายการการเงินที่เกิดขึ้นในธุรกิจของคุณ เช่น รายได้จากการขายสินค้าหรือบริการ, ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าโฆษณาออนไลน์, ค่าจัดส่ง, ค่าจ้างพนักงาน เป็นต้น
2.จัดทำเป็นภาษาไทย โดยหากทำเป็นภาษาอื่นต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
3.ต้องบันทึกภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
4.การตรวจสอบยอดเงินในบัญชีเรียบร้อย: ควรตรวจสอบยอดเงินในบัญชีของคุณเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินในบัญชีตรงกับรายการบันทึกของคุณ
5.การเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบภายนอก: ควรเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบภายนอก เช่น การเตรียมเอกสารทางการเงิน, การสร้างรายงานการเงินเพื่อให้แก่ผู้ตรวจสอบ
6.การเข้าใจภาษี: ควรทำความเข้าใจถึงภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ เช่น ภาษีขาย, ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา, และภาษีอื่น ๆ ที่อาจมีผลต่อธุรกิจของคุณ
7.ให้สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ส่วนนิติบุคคลไม่สามารถใช้หลักเกณฑ์นี้ในการทำบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ได้ ต้องทำบัญชีโดยนักบัญชีโดยตรง
การลงรายละเอียดต่างๆ ในบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ ควรลงให้ชัดเจนทั้งรายรับและรายจ่าย ว่าเป็นเงินเท่าไร ซึ่งรายละเอียดในบัญชีร้านค้าของพ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ จะต้องมีเนื้อหาตรงกับที่กรมสรรพากรกำหนด และสามารถเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ ได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้ง่ายและชัดเจนเวลายื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งประกอบด้วย
1.วัน เดือน ปี เขียนวันที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงิน
2.รายการ ลงรายละเอียดของรายการรับเงิน และรายการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นประจำวัน
3.รายรับ บันทึกจำนวนเงินที่พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์รับเข้ามา เช่น การขายินค้า การกู้ยืมเงิน เป็นต้น
4.รายจ่าย บันทึกจำนวนเงินที่ทางร้านจ่ายออกไปในแต่ละวัน โดยแบ่งเป็นรายจ่ายซื้อสินค้า และรายจ่ายอื่นๆ เช่น ค่ากล่องพัสดุ ค่าขนส่งสินค้า
5.ลงยอดรวมรายเดือน รวมเงินที่ได้รับและจ่ายไว้ในช่องยอดรวม ซึ่งเป็นการรวมเงินในแต่ละเดือนในตอนสิ้นเดือน
นอกจากนี้ต้องเก็บเอกสารรายจ่ายเพื่อประกอบการยื่นภาษี เช่น บิลเงินสด ใบแจ้งหนี้ใบสำคัญจ่ายและเอกสารรับเงิน ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบนำฝากธนาคาร สำเนารายการเคลื่อนไหวบัญชีธนาคาร แยกเป็นหมวดหมู่รายเดือน เพื่อให้สะดวกตอนยื่นภาษี
ดังนั้น หลังจากลงรายละเอียดครบแล้ว จะทำให้พ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ สามารถนำไปแสดงรายได้ในการยื่นเสียภาษีที่กรมสรรพากรได้อย่างถูกต้อง และนำไปวางแผนค่าใช้จ่ายต่อไปได้
ดังนั้น หากพ่อค้าแม่ค้าขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง โดยต้องเก็บเอกสารต่างๆ ให้ครบถ้วน หรือในกรณีที่ฐานภาษีที่ต้องเสียสูงกว่า 20% อาจต้องพิจารณาเรื่องการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล และบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ โดยแยกตามรูปแบบการเสียภาษีได้ดังนี้
1.บุคคลธรรมดา ควรจดบันทึก ทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้ตลอด เพื่อให้ทราบรายละเอียดในแต่ละธุรกรรมที่เกิดขึ้น ซึ่งสามารถทำบันทึกรายรับรายจ่ายและยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยตนเองได้
2.นิติบุคคล กฎหมายกำหนดว่า ผู้มีรายได้ที่จดทะเบียนนิติบุคคลจะต้องมีการทำบัญชีภาษีตามกฎหมายกำหนด เพื่อบันทึกรายการค้าขายต่างๆ ที่เกิดขึ้นของกิจการ จำแนกและสรุปผลให้ได้ข้อมูลทางบัญชี เพื่อนำส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรด้วย
ทั้งนี้ การทำบัญชีสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ที่จดทะเบียนนิติบุคคล ไม่สามารถใช้เอกสารและหลักเกณฑ์การบันทึกบัญชีขายของออนไลน์ดังที่กล่าวนี้ได้ จำเป็นต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด รวมถึงต้องจ้างผู้สอบบัญชีอิสระเข้ามาช่วยตรวจสอบเซ็นรับรองงบการเงินประจำปีด้วย ซึ่งการเลือกจ้างสำนักงานบัญชีรับทำบัญชีให้จะสะดวกและถูกต้องมากกว่า
