ปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

ปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

        ปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

          1. วิธีการผ่านรายการ (Posting Method) ในระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ประมวล ผลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ การผ่านรายการแบบกลุ่ม (Batch Posting Transaction) และการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง (Real Time Posting Transaction) วิธีการผ่านรายการทั้ง 2 ประเภทนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียกล่าวคือการผ่านรายการแบบกลุ่มสามารถควบคุมไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผลได้ดีกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงเนื่องจากการผ่านรายการ แบบกลุ่มสามารถควบคุมด้วยการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการ (Batch Control Totals) ทำให้ผู้ใช้ข้อมูลมั่นใจในเรื่องของความถูกต้องได้ในระดับหนึ่ง แต่ในด้านความปัจจุบันข้อมูลจะมีน้อยกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงส่วนการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงนั้นไม่สามารถใช้วิธีการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการได้เพราะข้อมูลที่นำเข้าจะผ่านรายการไปประมวลผลทันทีข้อมูลของการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงทันสมัยอยู่ตลอดเวลา แต่กิจการจะเกิดค่าใช้จ่ายในการผ่านรายการ มากกว่า การผ่านรายการแบบกลุ่ม เพราะต้องใช้บุคลากรและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นการที่กิจการจะเลือกให้มีการผ่านรายการด้วยวิธีใดในโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้นควรพิจารณาถึงความเหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจแต่ละประเภทรวมทั้งความเหมาะสมกับระบบงานแต่ละระบบด้วย เช่นในกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล กิจการสายการบิน นั้นมีความจำเป็นต้องทราบการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขของสินค้าคงเหลืออยู่ตลอดเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ดังนั้น วิธีการผ่านรายการของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีในโมดูลของระบบสินค้าคงเหลือของกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล และกิจการสายการบิน จึงควรเป็นการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง ส่วนในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรนั้น ไม่จำเป็นที่ต้องใช้วิธีการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง เนื่องจากรายการค้าเกี่ยวกับเงินเดือน และรายการค้าเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร นั้น ไม่ต้องการความเร่งด่วนในการผ่านรายการไปปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยดังนั้น ในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรจึงควรใช้วิธีการผ่านรายการแบบกล่ม

          2. หลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trials) โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดี ควรมีชุดคำสั่งที่สามารถจัดทำหลักฐานการตรวจสอบเพื่อให้ผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายในสามารถติดตามหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าจนถึงการจัดทำรายงานการเงิน หรือย้อนรายการค้นหาโดยเริ่มต้นจากรายงานการเงินกลับไปหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าได้ นอกจากนี้ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรอนุญาตให้ผู้ใช้ (Users) สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือของบัญชีแต่ละบัญชีตั้งแต่ยอดคงเหลือต้นงวดจนถึงยอดคงเหลือปลายงวดได้ ซึ่งหลักฐานการตรวจสอบนี้ อาจพิมพ์ออกทางแผ่นกระดาษ หรือพิมพ์ออกทางหน้าจอภาพ นอกจากนี้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรกำหนดเลขที่ของรายการค้าแต่ละรายการที่นำเข้ามาบันทึกด้วย และเมื่อมีการจัดพิมพ์รายละเอียดของรายการค้าออกมา รายการค้าแต่ละรายการต้องมีเลขที่ของรายการค้าจัดพิมพ์มาเรียงตามลำดับก่อน-หลังของการเกิดรายการด้วย

          3. ความครบถ้วนของบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวัน (Ledger and Journal) โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ควรมีบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันให้ครบถ้วนเหมาะสมกับขนาดและประเภทของกิจการที่คาดว่าจะขยายตัวต่อไปในอนาคต ในกระบวนการตัดสินใจเลือกพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปหรือกระบวนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากแหล่งภายนอกนั้น นักบัญชีต้องพิจารณาว่า ธุรกิจของตนเป็นธุรกิจประเภทใด บัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันชนิดใดควรมีไว้ใช้ในกิจการทั้งในปัจจุบันและในอนาคต เช่น ในกิจการที่ดำเนินธุรกิจซื้อมา – ขายไป ไม่จำเป็นต้องมีบัญชีวัตถุดิบ และบัญชีงานระหว่างทำเป็นต้น แต่ถ้าในอนาคตกิจการมีแผนการเพิ่มสายธุรกิจโดยดำเนินธุรกิจการผลิตด้วย โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของกิจการจำเป็นต้องมีบัญชีวัถตุดิบและบัญชีงานระหว่างทำ มิฉะนั้นในเวลาที่ต้องบันทึกรายการค้าของสายธุรกิจที่เพิ่มขึ้น โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีอยู่จะใช้งานไม่ได้ กิจการต้องทำการพัฒนาใหม่หรือจัดซื้อใหม่ทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกมากโดยไม่จำเป็น

           4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงของข้อมูลในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล (Data Flow Amomg Modules) โมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันได้ เพื่อให้กิจการสามารถบริหารงานได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โมดูลของระบบบัญชีลูกหนี้ควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีสินค้าคงเหลือ โมดูลของระบบการวิเคราะห์การตลาด และโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ส่วนโมดูลของระบบเงินเดือนควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และโมดูลระบบบัญชีเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นต้นนอกจากนี้ภายในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องได้ เช่น การถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันขายไปยังบัญชีขาย เป็นต้น ความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล รวมทั้งความสามารถในการเชื่อมโยงของข้อมูลภายในโมดูลนั้น นอกจากจะมีประโยชน์ทำให้บริหารงานการตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วแล้ว ยังมีประโยชน์ในแง่หลักฐานการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรอีกด้วย ในกรณีที่กิจการใช้วิธีการจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีจากแหล่งภายนอกนั้น กิจการอาจเลือกซื้อโมดูลย่อยแต่ละโมดูลซึ่งโมดูลเหล่านี้เป็นอิสระจากกันแต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลในภายหลังได้ กับ เลือกซื้อโมดูลย่อยที่เป็นอิสระจากกันแต่ไม่26สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลในภายหลังได้ และถ้ากิจการต้องการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลก็ต้องซื้อทุกโมดูลไปพร้อมกัน เช่น ถ้าต้องการให้ข้อมูลในระบบบัญชีลูกหนี้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีสินค้าคงเหลือก็ต้องซื้อโมดูลระบบบัญชีลูกหนี้และโมดูลระบบบัญชีสินค้าคงเหลือพร้อมกันเป็นต้น การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนี้ถ้าซื้อมาเป็นบางโมดูลจากผู้ขายต่างรายกันอาจก่อให้เกิดปัญหากับกิจการได้ เนื่องจากอาจเกิดกรณีที่ไม่สามารถโอนถ่ายข้อมูลจากโมดูลของระบบบัญชีหนึ่งไปยังโมดูลของอีกระบบบัญชีหนึ่งได้ เพราะระบบบัญชีของผู้ขายโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปแต่ละรายไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้

          5. การควบคุมภายใน (Internal Control) โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดีควรมีระบบการควบคุมภายในทั้งในด้านการควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล และการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล เพื่อเพิ่มความถูกต้อง ครบถ้วนและเชื่อถือได้ของสารสนเทศทางการบัญชี รวมทั้งต้องให้ความมั่นใจว่าโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้น ได้มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เช่น ในการควบคุมการนำเข้านั้น ควรมีการตรวจสอบการป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิสามารถนำเข้าข้อมูลเข้าถึงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลแก้ไขเปลี่ยงแปลงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล รวมทั้งควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้าด้วยการใช้โปรแกรมการตรวจสอบ ส่วนการควบคุมการประมวลผลนั้น ควรกำหนดให้มีการตรวจสอบกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอน (Electronic Checklists) อยู่ตลอดเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผู้ใช้จะได้รับสารสนเทศ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่ครบถ้วน ถูกต้องและเชื่อถือได้ สำหรับวิธีการตรวจสอบนั้นควรตรวจสอบด้วยโปรแกรมการตรวจสอบ สำหรับการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล ควรมีการตรวจสอบในแง่ของความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้รับว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เช่น รายงานการเงินสามารถพิมพ์ออกมาได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการผ่านรายการหรือไม่ ชุดคำสั่งงานสามารถปิดบัญชีได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาหรือไม่ รวมทั้งในรายงานการเงินนั้นมีการพิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งหรือไม่ เป็นต้น ในกรณีที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอนุญาตให้พิมพ์รายงานทางการเงินออกมาได้ในขณะที่ยังไม่ผ่านรายการและอนุญาตให้ปิดบัญชีได้แม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาให้เห็นนั้น กิจการควรแก้ไขปรับปรุงโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการกำหนดให้ชุดคำสั่งงานส่งสัญญาณเตือนให้ทราบ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการปฏิบัติงานเมื่อมีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เป็นต้น การที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมีโปรแกรมสั่งให้พิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งนั้น ถือว่าวันที่และเวลาดังกล่าวเป็นสิ่งที่ใช้ในการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่มีประโยชน์ เพราะผู้ใช้สารสนเทศจะได้ทราบว่าเป็นสารสนเทศที่ได้จัดทำขึ้นเมื่อใด เวลาใด
และสามารถใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบย้อนกลับไปหาเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องในวันและเวลาเดียวกันได้

          6. ความสามารถในการจัดทำรายงาน (Reporting Capabilities) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการบัญชี นั้นแบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือส่วนแรกเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอให้กับผู้ใช้ภายนอก เช่น ผู้ถือหุ้น กรมสรรพากร และผู้ที่สนใจ เป็นต้น และส่วนที่สองเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอต่อผู้ใช้ภายในกิจการ เช่นผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องเป็นต้น โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดีต้องสามารถนำข้อมูลจากแหล่งเดียวกันมาจัดทำรายงานให้เหมาะสมแก่ผู้ใช้ภายนอก และผู้ใช้ภายใน เช่น งบทดลอง, งบดุลหรืองบกำไรขาดทุน เป็นต้น

          7. คู่มือการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา (User Documentationand Support) โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดีควรมีคู่มือการปฏิบัติงานให้กับผู้ใช้ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ควรเขียนให้ง่ายต่อการอ่าน และการปฏิบัติตามในการติดตั้งโปรแกรม(Installing) การปฏิบัติการ (Operating) และการควบคุม (Controlling) ระบบรวมทั้งควรมีตัวอย่างและรายละเอียดการปฏิบัติงานในแต่ละหน้าจอภาพ (Screen) นอกจากนี้ในคู่มือควรอธิบายความหมายของข้อความที่แสดงบนจอภาพที่ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และควรระบุถึงวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมด้วยอนึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ผลิตโดยผู้ขายบางรายอาจมีคำช่วยอธิบายปรากฎทางหน้าจอภาพ (On-Line Help Screen) เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้เพิ่มเติมจากการมีคู่มือการปฏิบัติงานอีกด้วย

          8. ความง่ายและความคล่องตัวในการใช้งาน (Ease of Use and Flexibility) โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดีควรมีระบบที่ใช้งานง่าย (User Friendly) เช่นออกแบบให้สามารถใช้งานบน Windows ได้มีคำช่วยอธิบายบนหน้าจอภาพ รวมทั้งมีระบบที่ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และได้รับการตอบสนองโดยทันทีอย่างรวดเร็ว และมีความคล่องตัวในการใช้งานตามความต้องการที่เปลี่ยนไปของกิจการ การเปลี่ยนแปลงนโยบายบัญชี หรือการเปลี่ยนแปลงทางกฏหมายภาษีอากร ด้วยการเขียนโปรแกรมเป็นทางเลือก (Option) เอาไว้ให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ได้ตามต้องการเปลี่ยนมาใช้

ที่มา : https://www.spu.ac.th/fac/account/th/content.php?cid=24082