การระบาดระลอกใหม่ครั้งนี้ ส่งกระทบเป็นวงกว้าง แม้จะไม่มีการล็อกดาวน์อย่างในครั้งแรก แต่ยังคงมีมาตรการควบคุมเข้มงวด ซึ่งกระทบต่อธุรกิจและองค์กรบางส่วน ที่เริ่มมีการให้ทำงานจากบ้าน (WFH) ครั้งนี้องค์กรจะต้องปรับแนวทางการทำงานอย่างไรให้เหมาะสม?
กลางเดือน มี.ค.ปีที่แล้ว ผมออกนโยบายให้พนักงานของสถาบันไอเอ็มซี เริ่มทำงานจากบ้าน (WFH) แม้ทีมงานจะคุ้นเคยกับระบบการทำงานออนไลน์ และการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันทั้งโปรแกรมการทำเอกสาร โปรแกรมการประชุมออนไลน์ การเก็บไฟล์ต่างๆ บนคลาวด์ แต่เมื่อถึงเวลาที่ทุกคนต้องทำงานจากที่บ้านพร้อมกัน ก็พบปัญหาและอุปสรรคพอสมควร โดยเฉพาะเรื่องการสื่อสาร และขวัญกำลังใจในการทำงาน
ประโยชน์ของการทำงานจากที่บ้าน นอกจากลดเวลาการเดินทางของพนักงานแล้ว ยังลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน ประกอบกับพนักงานบางส่วนก็มีความประสงค์จะทำงานจากบ้านเพราะพบว่าได้ประสิทธิภาพมากขึ้น ทางสถาบันฯ จึงอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้อย่างน้อยสัปดาห์ละหนึ่งวัน และด้วยสถานการณ์การระบาดของโควิดรอบสองกลับมา ก็ได้ประกาศให้พนักงานทุกคน WFH ตั้งแต่วันที่ 24 ธ.ค.ที่ผ่านมา จนกว่าสถานการณ์จะดีขึ้น
ช่วง WFH 1.0 หลายองค์กรไม่มีความพร้อม พนักงานไม่มีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ดีพอ ไม่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วที่เหมาะสม ไม่มีซอฟต์แวร์ในการทำงาน หรือสภาพแวดล้อมที่บ้านไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน บางองค์กรยังต้องเน้นใช้เอกสารต้องจัดหาพนักงานส่งเอกสารไปตามบ้าน บางองค์กรก็เน้นประชุมออนไลน์ตลอดเวลาจนพนักงานไม่มีเวลาทำงาน
ผลลัพธ์ที่ออกมาจึงทำให้องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้งานที่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ส่วนหนึ่งก็เนื่องจากไม่ได้ฝึกให้พนักงาน WFH มาก่อน วัฒนกรรมองค์กรไม่ได้เน้นการทำงานแบบรีโมท ทำให้ขาดการสื่อสารที่ดี บางครั้งก็พบว่างานหลายอย่างผิดเป้าหมาย โครงการบางอย่างไม่สามารถทำได้ตามวัตถุประสงค์ บ้างก็ทำงานซ้ำซ้อนกัน พนักงานบางคนรู้สึกโดดเดี่ยวขาดทิศทางการทำงานที่ชัดเจน โดยเฉพาะพนักงานที่ใช้เครื่องมือได้ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้ไม่สามารถทำงานได้
ปัญหาดังกล่าวองค์กรจำเป็นต้องนำมาเป็นบทเรียน ซึ่งอาจเป็นทั้งเรื่องของการจัดเตรียมงบประมาณ การเลือกใช้เทคโนโลยี การวางแผนการทำงาน การจัดฝึกอบรมการทำงานแบบ WFH การปรับตัวชี้วัดของพนักงาน ตลอดจนแนวทางในการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานในช่วง WFH
หลายองค์กรได้ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน และได้จัดงบประมาณในการหาโน้ตบุ๊ค ค่าอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง หรือแม้กระทั่งจัดหาโต๊ะเก้าอี้ให้พนักงานทำงานที่บ้าน นอกจากนี้มีนโยบายในการจัดกิจกรรมแบบออนไลน์เพื่อให้พนักงานในทุกแผนกได้สื่อสารเพื่อสร้างให้พนักงานไม่รู้สึกโดดเดี่ยว และอาจลดเวลาในการประชุมแบบออนไลน์ที่ทำให้พนักงานรู้สึกเครียดจนเกินไป
ด้านของเทคโนโลยีสิ่งที่จำเป็นมี 2 เรื่องหลัก คือ การสื่อสารผ่านระบบคลาวด์ และการใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลาย ในเรื่องแรกหลายองค์กรใช้ระบบไอทีแบบ On-Premise ทำให้ไม่สามารถทำเอกสารร่วมกันได้ ต้องส่งไฟล์ไปมาทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน เกิดการทำงานซ้ำซ้อน และไม่สามารถค้นหาข้อมูลต่างๆ ได้ องค์กรจึงจำเป็นจะต้องให้พนักงานปรับมาใช้ซอฟต์แวร์ที่อยู่บนคลาวด์ให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้ ทั้งโปรแกรมสำนักงาน การเก็บไฟล์บนคลาวด์ โปรแกรมการสื่อสาร และโปรแกรมการบริหารโครงการ ฯลฯ
ที่มา : www.bangkokbiznews.com
