4 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในงบกระแสเงินสด
โดยปกติแล้ว ธุรกิจที่แข็งแกร่งมักจะมีการจัดการทางการเงินที่มั่นคง และมีงบกระแสเงินสดที่ดีเยี่ยมเพื่อที่จะเป็นข้อพิสูจน์ว่าธุรกิจที่เรากำลังทำอยู่นั้นจะไม่สูญเปล่า และบ่อยครั้งที่ผู้ทำบัญชีอย่างเรามักถูกตั้งคำถามว่า "ทำไมบริษัทมีกำไรแต่ผู้ประกอบการไม่มีเงินสดในมือเลย?"
ถ้าจะตอบกันตามทฤษฎี ผู้ทำบัญชีอย่างเราคงตอบไปสั้นๆ ว่า "ก็เป็นเพราะเราบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง ในขณะที่ผู้ประกอบการนั้นสนใจเฉพาะเกณฑ์เงินสดนั่นเอง"
ซึ่งบางครั้งผู้ประกอบการก็อาจจะงงและเลิกถามไปในที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน มันจะดีกว่าไหมถ้าเราจะอธิบายว่าสาเหตุที่ผู้ประกอบการประสบปัญหาเงินสดในมือนั้นเกิดจากอะไร และมันมีที่มาที่ไปอย่างไรกันแน่
ก่อนที่เราจะอธิบายสาเหตุที่มาของเงินสดขาดมือได้นั้น เราจะต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเป็นเสียก่อน หรืออย่างน้อยๆ ก็อ่านงบกระแสเงินสดให้เป็นนะคะ ว่างบกระแสเงินสดประกอบด้วยที่มาที่ไปของเงินเข้าออกจาก 3 กิจกรรม คือ 1) กิจกรรมดำเนินงาน 2) กิจกรรมการลงทุน 3) กิจกรรมจัดหาเงิน
จากนั้นขั้นตอนถัดไป คือ ต้องวิเคราะห์ให้ได้ว่างบกระแสเงินสดของกิจการนั้นกำลังมีข้อผิดพลาดอะไรอยู่บ้าง คำว่าข้อผิดพลาดในที่นี้ ไม่ได้หมายความว่า จัดทำงบผิด แต่หมายถึง กิจการมีการบริหารบกพร่องตรงไหน จนทำให้กระแสเงินสดขาดมือ และเราจะมีคำแนะนำอย่างไรให้เจ้าของกิจการเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้
ลองมาดูในบทความนี้กันค่ะว่าข้อผิดพลาดของกิจการที่เราสามารถค้นเจอจากงบกระแสเงินสด 4 ข้อหลักๆ นั้น คืออะไรบ้าง และเราควรแนะนำเจ้าของกิจการให้รับมือกับสิ่งเหล่านั้นอย่างไรดี
- การเพิ่มขึ้นของลูกหนี้ โดยปกติแล้ว การเพิ่มขึ้นของลูกหนี้ย่อมเกิดจากยอดขายที่เพิ่มขึ้น แล้วมันจะเป็นข้อผิดพลาดได้อย่างไรล่ะ หากกิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้น? ถ้าเราลองพินิจพิจารณาดีๆ แล้วล่ะก็ ลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้นจากยอดขายอันมากมายมหาศาลนั้น จะไม่มีค่าอะไรเลยหากเจ้าของกิจการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้การค้านั้นไม่ได้ เพราะยอดขายที่เราสามารถขายได้ไม่เคยผันแปรเป็นกระแสเงินสดจากการดำเนินงานเลย เพราะฉะนั้น นอกจากกิจการจะขายของได้แล้ว ผู้ทำบัญชีอย่างเรา อย่าลืมบอกให้พวกเค้าติดตามทวงถามเก็บหนี้จากลูกหนี้เหล่านี้ด้วยนะคะ เทคนิคง่ายๆ ที่สามารถทำได้ก็คือ แนะนำให้ผู้ประกอบการตั้งระดับการขายรายวันและเลือกยอดขายที่โดดเด่น จากนั้นคอยติดตามดูอย่างใกล้ชิด เพื่อไม่ให้ลูกหนี้เหล่านี้กลายสภาพมาเป็นหนี้สูญในอนาคตนะคะ
- ความคลาดเคลื่อนในการประมาณการกระแสเงินสดจ่าย เป็นที่แน่นอนว่าทุกธุรกิจย่อมมีกระแสเงินสดจ่ายออกไปเสมอ เช่น จ่าย Supplier ค่าสินค้า จ่ายค่าน้ำค่าไฟ เป็นต้น และอีกรายจ่ายนึงที่สำคัญสำหรับกิจการนั่นก็คือ ค่าใช้จ่ายทางภาษีนั่นเอง กิจการส่วนใหญ่มักจะคาดคะเนกระแสเงินสดที่จำเป็นจะต้องจ่ายออกไปได้อย่างแม่นยำ ยกเว้น ค่าใช้จ่ายทางภาษี ที่เจ้าของกิจการมักจะตกม้าตายอยู่เสมอ เพราะไม่เข้าใจว่าจะต้องจ่ายภาษีอะไรบ้าง หรือคำนวณภาษีอย่างไร เลยไม่ได้เตรียมเงินไว้สำหรับสิ่งนี้ และนี่แหละค่ะ คือหน้าที่ของนักบัญชีอย่างเรา ที่นอกจากจะช่วยบันทึกบัญชีแล้ว ยังต้องเป็นที่ปรึกษาด้านภาษีอย่างเสียไม่ได้ให้แก่เจ้าของกิจการ มากไปกว่านั้น เรายังต้องช่วยประมาณการภาษีให้แก่พวกเค้าด้วย Tip ง่ายๆ เพื่อช่วยให้กิจการประมาณการค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างเหมาะสมนั้น คือ การบันทึกบัญชีให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ แล้วจึงใช้ข้อมูลนี้ในการประมาณการด้านภาษี อาจจะ monitor เป็นรายเดือน รายสามเดือน หรือรายครึ่งปี เพียงเท่านี้ การประมาณการกระแสเงินสดจ่ายสำหรับค่าภาษีก็จะไม่ใช่เรื่องปวดหัวอีกต่อไป
- การแยกประเภทกระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุนและจัดหาเงิน ประเด็นนี้อาจจะต้องการความเชี่ยวชาญในเรื่องของมาตรฐานการบัญชีว่าควรจะแบ่งประเภทรายการต่างๆ อย่างไรเช่น รายการใดเป็นรายการเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดบ้าง ดอกเบี้ยจ่ายควรเป็นกระแสเงินสดสำหรับกิจกรรมการลงทุนหรือจัดหาเงินดีนะ นักบัญชีมากประสบการณ์หลายๆ ท่านก็อาจจะยังสับสนกับเรื่องนี้ได้เช่นกัน ในความเห็นของเรา วิธีที่ดีที่สุดในการขจัดความสงสัยในเรื่องนี้ ก็คือ 1) ทำความเข้าใจนิยามของรายการเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด 2) ทำความเข้าใจ Concept การจัดประเภทรายการทั้งสามกิจกรรม เช่น กิจกรรมจัดหาเงินนั้นก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้นและเงินกู้ยืมเป็นหลัก3) ฝึกฝน ฝึกฝน และฝึกฝนการอ่านและทำงบกระแสเงินสด แล้วคุณก็จะเข้าใจกระบวนการต่างๆ ไปโดยปริยาย
- ข้อผิดพลาดในงบกระแสเงินสดที่ใหญ่ที่สุด อาจจะเริ่มต้นจากจุดสำคัญที่สุด คือ ส่วนของรายได้ งบกระแสเงินสดนั้นเกิดขึ้นได้จากปัจจัยรายได้ที่นำมาหมุนเวียนในกิจการบ่อยครั้งที่กิจการมักจะประมาณการกระแสเงินสดรับจากรายได้ผิดพลาด ส่งผลให้ตัดสินใจกลยุทธ์ทางธุรกิจผิดไป โดยข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุดข้อหนึ่งในการประมาณการงบกระแสเงินสด ก็คือ การประมาณการกระแสเงินสดเข้าจากรายได้สูงเกินจริง เช่น “รายได้บริษัทเติบโตขึ้น 10% ในปีที่แล้ว และเราคาดว่าจะเติบโต 12% ในปีนี้” ซึ่งวิธีเช่นนี้ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพในการคาดการณ์กระแสเงินสด เพราะข้อมูลในอดีตไม่ใช่ตัวชี้วัดเหตุการณ์ในอนาคต การประมาณการกระแสเงินสดที่ดี ควรมีสมมติฐานรองรับที่เหมาะสม เช่น การกำหนดราคา และส่วนประกอบต่าง ๆ ของสินค้า ซึ่งสามารถแบ่งสัดส่วนในรูปแบบต่าง ๆ ได้ ทั้งนี้ การใช้ปัจจัยดังกล่าวในการคาดการณ์ธุรกิจจะนำไปสู่คำตอบสองข้อ ได้แก่ การสร้างรากฐานทางธุรกิจที่แข็งแกร่งที่จะนำไปสู่การดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืน และการเปิดโอกาสให้ได้ตั้งคำถามสำคัญในการทำธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
สรุป ถึงแม้ว่างบกระแสเงินสดจะเป็นเรื่องยากสำหรับใครหลายๆ คน แต่หากเราลองมองในแน่มุมของผู้ประกอบการแล้ว งบกระแสเงินสดนี้จัดว่าเป็นงบที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะมันคือ กุญแจสำคัญสำหรับการทำธุรกิจ และหากเราเข้าใจข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นจากงบกระแสเงินสดพร้อมทั้งวิธีแก้ปัญหาแล้วล่ะก็ รับรองว่าความผิดซ้ำๆ เช่นนี้คงไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยๆ อีกแน่นอน
ที่มา : www.thaicpdathome.com
