โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดี ควรมีระบบอะไรบ้าง

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดี ต้องตอบสนองความต้องการงานด้านบัญชี ด้วยประสิทธิภาพ และคุณสมบัติของโปรแกรมที่จะทำให้งานของคุณสะดวกรวดเร็ว และคล่องตัว เปลี่ยนให้การทำธุรกิจของคุณง่ายขึ้น สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ที่มีอินเตอร์เน็ตเชื่อมต่อคุณเข้ากับธุรกิจได้อย่างสะดวก ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถทำให้คุณบริหารจัดการข้อมูลด้านบัญชี ที่ยุ่งยากให้เป็นเรื่องง่าย ลดเวลาการทำงานของคุณให้น้อยลง และยังประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น โดยไม่ต้องลงทุนกับอุปกรณ์ด้านไอทีให้มากมาย ระบบฐานข้อมูลออนไลน์ ที่คุณสามารถติดตาม และอัปเดตงานได้ตลอดเวลา รวมถึงการเก็บรักษาข้อมูลมีความปลอดภัยสูง

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ดีควรมีฟังก์ชันครอบคลุมกระบวนการทางธุรกิจทั้งระบบจัดซื้อ, ระบบงานขาย บันทึกรายรับ-รายจ่าย, บันทึกรายการรายวัน และคลังสินค้า ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนคุณก็สามารถทำบัญชีได้ด้วยตัวเองง่ายๆ และถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชี ก็สามารถจัดทำบัญชีได้ด้วยตนเอง ถูกต้องตาม มาตรฐานบัญชี และกฎหมายภาษีอากร

1. ระบบจัดการงานขาย (Sales)

ต้องมีครอบคลุมกระบวนการขาย ตั้งแต่การสร้างเอกสารใบเสนอราคา, ใบสั่งขาย, รับเงินมัดจำ, ขายเชื่อ, ขายสด, รับคืนลดหนี้, ลดหนี้ลูกหนี้ (เงินสด) และเพิ่มหนี้ลูกหนี้ พร้อมตัดยอดสินค้าคงเหลือในคลัง และแสดงกำไรจากการขาย รวมถึงการบันทึกรายการรายวันให้แสดงในรายงานบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

2. ระบบจัดการงานจัดซื้อ (Purchase)

ต้องครอบคลุมกระบวนการจัดซื้อ ตั้งแต่การสร้างเอกสารใบสั่งซื้อ, จ่ายเงินมัดจำ, ซื้อเชื่อ, ซื้อสด, ลดหนี้เจ้าหนี้ และเพิ่มหนี้เจ้าหนี้ พร้อมเพิ่มยอดสินค้าในคลัง และแสดงต้นทุนจากการซื้อ รวมถึงการบันทึกรายการรายวันให้แสดงในรายงานบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

3. ระบบคลังสินค้า (Inventory)

ต้องครอบคลุมกระบวนการบริหารคลังสินค้า ตั้งแต่การสร้างเอกสารตรวจนับสินค้า, ตรวจสอบการนับสินค้า, ปรับปรุงเพิ่มลดสินค้า และคำนวณต้นทุน พร้อมสามารถเพิ่ม – ลดยอดสินค้าคงเหลือในคลังได้

4. ระบบบริหารบัญชี (Accounting)

ต้องครอบคลุม 3 ระบบ ได้แก่ กระบวนการรับชำระหนี้ คือ การสร้างเอกสารรับชำระหนี้จากลูกหนี้ที่ซื้อสินค้า – บริการ หรือรายได้อื่นๆ จากกิจการ กระบวนการจ่ายชำระหนี้ คือ การบันทึกข้อมูลการจ่ายชำระค่าสินค้า – บริหาร หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ให้กับเจ้าหนี้ กระบวนการบันทึกบัญชี คือ การบันทึกข้อมูลรายการรายวันที่ต้องการแสดงในรายงานทางด้านบัญชี

5. ระบบเช็คและธนาคาร (Cheque & Bank)

ต้องครอบคลุม 3 ระบบ ได้แก่ กระบวนการบริหารเช็ครับ คือ การบันทึกข้อมูลรับชำหนี้ในรูปแบบเช็คจากลูกหนี้ กระบวนการบริหารเช็คจ่าย คือ การบันทึกข้อมูลจ่ายชำระหนี้ในรูปแบบเช็คให้กับเจ้าหนี้ และกระบวนการบริหารเงินฝากธนาคาร คือ การบันทึกข้อมูลฝากเงิน, ถอนเงิน หรือโอนเงินระหว่างสมุดเงินฝากของบัญชีกิจการ

6. ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)

ต้องครอบคลุมกระบวนการบริหารเงินสดย่อย ตั้งแต่การสร้างเอกสารตั้งวงเงินสดย่อย, รับเงินสดย่อย, ขอจ่ายเงินสดย่อย และจ่ายเงินสดย่อย รวมถึงการบันทึกรายการรายวันให้แสดงในรายงานบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

7. ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)

ต้องครอบคลุมกระบวนการบริหารลูกค้าสันพันธ์ ตั้งแต่การสร้างข้อมูลผู้สนใจ, การบันทึกโอกาสทางการขาย และการบันทึกกิจกรรม ซึ่งมีระบบคอยแจ้งเตือนให้ได้รับทราบถึงกิจกรรมนัดหมายกับลูกค้า

8. ระบบรายงานวิเคราะห์ (Dashboard)

และสุดท้ายควรมีระบบที่ช่วยสรุปผลการดำเนินงานที่มีการบันทึกข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการสรุปยอดใบเสนอราคาที่เปิดอยู่, ยอดขายสินค้า, ยอดขายรอรับชำระ, ใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่, ยอดซื้อสินค้า, ยอดซื้อรอจ่ายชำระ, รายงานวิเคราะห์การขายสุทธิ, รายงานเปรียบเทียบยอดขาย และกิจกรรมการนัดหมายประจำสัปดาห์ หรือเกินกำหนดการนัดหมาย

เป็นไงกันบ้างค่ะหวังว่าทุกคนที่ได้เข้ามาอ่านจะได้ความรู้และการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้เข้ากับธุรกิจของคุณ แต่ถ้าคุณอยากได้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีและตอบสนองความต้องการของคุณเราแนะนำ Prosoft ibiz ค่ะรับรองว่าไม่ทำให้คุณผิดหวังแน่นอนค่ะ

ที่มา: Prosoftibiz.com

หน้าแรก

ข่าวสาร

บทความที่น่าสนใจ