ในฐานะคนทำบัญชีบริษัท หน้าที่พื้นฐานก็คือเราต้องบันทึกรายรับรายจ่ายทั้งหมดให้ถูกตามหลักภาษี อย่างไรก็ดี มันก็เป็นหน้าที่ของคนทำบัญชีเช่นกันที่จะต้องตระหนักว่ารายจ่ายต่างๆ ที่บริษัทจ่ายๆ ออกไปหรือคิดว่าเป็นค่าใช้จ่ายนั้น มันไม่ใช่ทุกอย่างที่จะเอามาคิดเป็นค่าใช้จ่ายได้ทั้งหมดในทางภาษี
เพราะในทางภาษี มันจะมีสิ่งที่เรียกว่า “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” ที่ห้ามนำมาคิดภาษีเด็ดขาดอยู่
ส่วนมันจะมีค่าใช้จ่ายอะไรกันบ้างที่ห้ามเอามาคำนวณภาษี จริงๆ มันมีมากมายเลยครับ แต่เราจะยกมาในส่วนที่สำคัญเป็นพิเศษ ไปดูกันเลยครับ
รายจ่ายส่วนตัว หรือรายจ่ายโดยเสน่หา
ขึ้นชื่อว่ารายจ่ายส่วนตัว เราก็ไม่ควรเอามาคำนวณภาษีอยู่แล้วจริงไหมครับ นี่คือคอมมอนเซนส์ อย่างไรก็ดีในโลกธุรกิจบางทีมันก็อาจซับซ้อนกว่านั้น มันจะมีคำถามแบบว่า ค่าน้ำมันรถยนต์ที่เจ้าของขับมาทำงานนี่คิดเป็นรายจ่ายได้ไหม? เวลามีพนักงานจัดงานแต่งงานแล้วบริษัทสมทบทุนไปตามประเพณี แบบนี้คิดเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ไหม?
คำตอบคือ ไม่ได้ทั้งหมดนะครับ รายจ่ายใดๆ พวกนี้ที่บริษัทอาจมองว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริษัทแน่ๆ แต่ในความเป็นจริงแล้วเอามาคำนวณภาษีไม่ได้นะครับ ยกเว้นแต่จะมีการกำหนดในระเบียบบริษัทเลยว่าให้เป็นสวัสดิการอะไรพวกนี้ พูดง่ายๆ คือต้องมีระบุในระเบียบบริษัทอย่างชัดเจน เช่น ค่าน้ำมันของเจ้าของบริษัทเดือนละ 10,000 บาท หรือบริษัทจะสมทบทุนให้ 5,000 บาทเวลาพนักงานจัดงานแต่งงาน เป็นต้น ซึ่งพอมีระเบียบชัดเจนแบบนี้ ก็จะไม่เป็นรายจ่ายโดยเสน่หาแล้วครับ
ค่ารับรองลูกค้า
จะดีลธุรกิจกันที มันก็ต้องมีการรับรองลูกค้ากันบ้าง อย่างไรก็ดีก็ไม่ใช่ค่ารับรองทั้งหมดจะคิดเป็นค่าใช้ใช้จ่ายได้ เงื่อนไขของมันก็คือ ต้องเป็นค่าใช้จ่ายในการรับรองลูกค้าจริงๆ (ไม่ใช่พนักงานเอาไปเที่ยวเล่น) ที่คิดได้หัวละไม่เกิน 2,000 บาท โดยมีหุ้นส่วนหรือผู้จัดการบริษัทเซ็นรับรอง ซึ่งรวมกันทั้งหมด ค่ารับรองในปีภาษีต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้บริษัท แต่รวมกันสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท
เช่น มีเซลล์ 1 คนไปรับรองลูกค้า 1 ท่าน จะได้ไม่เกิน 4,000 บาท ให้ทางผู้จัดการเซ็นอนุมัติ แต่บริษัทมีรายได้ 1 ล้านบาท ก็จะสามารถเอาค่ารับรองมาเป็นรายจ่ายได้เพียง 3,000 บาท และเช่นเดียวกันหากบริษัทมีรายได้ 5,000 ล้านบาท ก็จะมีเพดานรายจ่ายตรงนี้ได้แค่ 10 ล้านบาทเท่านั้น เป็นต้น
รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ
แน่นอนว่าสำหรับบริษัท การออกเงินนิดๆ หน่อยๆ เพื่อบริการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นให้วินมอเตอร์ไซค์ไปส่งเอกสาร หรือเรียกช่างล้างแอร์มาที่ออฟฟิศย่อมเกิดขึ้นเป็นปกติ ซึ่งบริษัทก็มักจะจ่ายเงินสดและถือเป็นรายจ่ายแน่ๆ
อย่างไรก็ดี ตราบที่ไม่มีหลักฐานการรับเงินที่ชัดเจน ทางสรรพากรยอมรับไม่ได้นะครับเวลาเราจะเอามาหักภาษี ดังนั้นทางที่ดี การว่าจ้างบริการเหล่านี้จากบริษัทที่สามารถออกใบเสร็จได้ชัดเจนก็จะเป็นประโยชน์ทางภาษีที่มากกว่า
ภาษีมูลค่าเพิ่ม
โดยทั่วไปเราต้องรับและจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการรับบริการต่างๆ หรือให้บริการต่างๆ ซึ่งภาษีเหล่านี้ถ้าเรารับมาเราก็มีหน้าที่ต้องเอาไปส่งจ่ายกับทางสรรพากร
ในมุมมองบริษัท นี่เป็นส่วนหนึ่งของ “ค่าใช้จ่าย” แน่นอนครับ เพราะบริษัทเอาไปทำอะไรไม่ได้ แต่ในทางภาษี เราเอามาเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้นะครับ แต่ก็จะมีข้อยกเว้นอยู่บ้างเหมือนกัน เช่น ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อ เช่าซื้อ เช่า หรือรับโอนรถยนต์นั่งและรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน ที่ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้
รายจ่ายให้กับบริษัทแม่
ในกรณีที่เราเป็นบริษัทลูก แล้วเราต้องมีรายจ่ายบางอย่างให้กับทางบริษัทแม่ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้า หรือจ่ายค่าเช่าในตึกที่บริษัทแม่เป็นเจ้าของ แน่นอนจากมุมของบริษัทเราซึ่งเป็นบริษัทลูก สิ่งเหล่านี้เป็นรายจ่ายจริง แต่ภายใต้กฎหมายเมืองไทย ถือว่าเรากำลังให้เงินกับเจ้าของบริษัทเราซึ่งคือบริษัทแม่ ซึ่งรายจ่ายแบบนี้ไม่สามารถถูกนับเป็นรายจ่ายทางภาษีได้
มูลค่าของอสังหาริมทรัพย์ที่ต่ำลง
หากบริษัทมีการลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ แล้วอสังหาริมทรัพย์ดันราคาตก ในทางบัญชีของบริษัทเองอาจถือเป็นรายจ่ายได้ แต่ในทางภาษีเอามานับไม่ได้นะครับ เพราะทางสรรพากรถือว่ายังไม่มีการซื้อขายอสังหาริมทรัพย์เกิดขึ้น ดังนั้น ในแง่นี้ในหลักการเดียวกัน มูลค่าของสินทรัพย์ที่แกว่งขึ้นแกว่งลงทั้งหลาย บริษัทอาจลงมูลค่าการแกว่งขึ้นแกว่งลงในส่วนของบัญชีบริษัทเองได้ เพื่อสะท้อนให้เห็นมูลค่าที่เปลี่ยนไปในแต่ละปีของบริษัท แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ถือว่าอยู่ในระบบบัญชีที่จะทำการเสียภาษีได้ทั้งนั้นครับ
ทรัพยากรธรรมชาติที่ใช้ไป
ไม่ใช่แค่อสังหาริมทรัพย์ที่มูลค่าเสื่อมลงแล้วจะเอามาคิดเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้เท่านั้น ทรัพยากรต่างๆ ก็ด้วย เช่น บริษัทของเราทำเหมืองแร่และเป็นเจ้าของเหมืองอยู่ การที่ทำเหมืองไปเรื่อยๆ แร่ก็ยิ่งลดลง ในบัญชีของบริษัทก็ต้องมีการประเมินว่าสินทรัพย์ลดลงหรือคิดเป็นรายจ่ายอยู่แล้ว แต่ในทางภาษี เป็นสิ่งที่เอามาคิดเป็นรายจ่ายไม่ได้โดยสิ้นเชิงครับ
ค่าปรับทางอาญา
มีความเป็นไปได้แน่นอนครับที่บริษัทอาจทำผิดกฎหมายบ้างและต้องทำการจ่ายค่าปรับไปตามกฏหมาย เป็นรายจ่ายที่บริษัทต้องคิดในบัญชีแน่นอน อย่างไรก็ดี สำหรับทางสรรพากร ค่าปรับที่เกิดจากการที่บริษัทไปทำผิดกฎหมายอาญา ไม่สามารถเอามาคิดหักค่าใช้จ่ายตอนเสียภาษีได้นะครับ
นี่แหละครับค่าใช้จ่ายต้องห้ามในรูปแบบใหญ่ๆ ที่คนทำภาษีต้องระวังเอาไว้เลย แต่ก็ถือเป็นแค่บางส่วนที่อาจพบทั่วไปได้นะครับ ทางสรรพากรมีลิสต์เต็มๆ อยู่ พร้อมข้อยกเว้นต่างๆ ซึ่งไปดูได้เว็บไซต์กรมสรรพากรเลยครับ
