Checklists ความผิดปกติปิดงบการเงิน
การปิดงบการเงินนั้น หากปิดไม่เหมาะสม อาจมีตัวเลขบางอย่าง ที่แสดงถึงความผิดปกติของงบการเงินของกิจการเราได้ ซึ่งอาจเป็นเหตุให้นักลงทุนที่มาอ่านงบ, ผู้สอบบัญชีที่ตรวจสอบงบฯ หรือ แม้แต่สรรพากรที่ได้ข้อมูลตอนยื่นงบไป อาจเคลือบแคลงใจ และเป็นเหตุต้องสงสัยได้
เรามาดูตัวอย่างง่ายๆ กันว่า ประเด็นต่างๆ เหล่านี้ มีอยู่ในงบการเงินของท่านหรือไม่
กิจการที่เงินสดเยอะมากๆ อาจมีเหตุต้องสงสัยว่า เงินสดนั้นมีอยู่จริงๆ หรือไม่ เพราะยุคสมัยนี้ ระบบการเงินพัฒนาไปไกลมาก การใช้เงินสด รับ-จ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการค้าที่สูงๆ อาจมีข้อสงสัยว่ารายการเหล่านั้น เกิดจริงหรือไม่ ? แล้วถ้าเกิดจริง ทำไมต้องใช้เงินสด ?
เพราะข้อจำกัดของเงินสดในการตรวจสอบ นั่นคือ ตรวจสอบได้ยากมาก ว่าเงินนั้นมาจากใคร เป็นของใคร ดังนั้นแล้วกิจการใดที่มีเงินสดมากเกินควร (แต่ร้านสะดวกซื้อ อาจมีเงินสดมากได้ เพราะรูปแบบธุรกิจเค้าเป็นแบบนั้น) กิจการใดที่มีเงินสดมากๆ ในงบการเงิน หรือบันทึกบัญชี ผ่านเงินสดรับ-จ่าย อาจต้องหาคำอธิบายเตรียมๆ ไว้บ้างนะว่าทำไม
อันนี้หลายๆ ท่านมักมองข้ามไป การที่งบการเงิน ไม่มีรายการสินทรัพย์ถาวร พวก อาคาร/ที่ดิน/ออฟฟิต แล้วกิจการเราใช้อะไรดำเนินงาน ? แต่ถ้ากิจการเหล่านี้ เช่าสถานที่อยู่ก็อาจเป็นเหตุผลได้ว่า เพราะการเช่า จึงไม่มีสินทรัพย์ถาวร ในงบการเงิน แต่บางงบการเงินนั้น ไม่มีรายการค่าเช่าอีก แบบนี้ยิ่งแปลกเพราะเหมือนกับว่ากิจการเหล่านี้ ไม่มีสินทรัพย์ดำเนินงานอะไรเลย
แบบนี้นักลงทุนที่มาอ่านงบ ก็อาจสงสัยได้ หรือ ถ้าในมุมสรรพากร ก็อาจสงสัยได้เช่นกันว่ากิจการมีซ่อนกิจการอื่นไว้หรือไม่ (อาจไปใช้อาคารสำนักงานของกิจการอื่นๆ ) อะไรแบบนี้
อันนี้เบสิคสุดๆ ถามว่าจริงๆ แล้วกรรมการสามารถ กู้ยืมเงินบริษัทได้หรือไม่ ตอบว่าได้ ไม่มีกฎหมายข้อใดกำหนดว่าไม่ได้ แต่…ถ้าจำนวนหนี้สูงมากเกินไปแปลว่าอะไร ?
และอีกหลายต่อหลายสาเหตุที่ทำให้มีบัญชีนี้ ซึ่งจริงๆ แล้วลองนึกภาพตาม ถ้าเป็นการกู้ยืมเงินระหว่างกรรมการ และบริษัทจริง บัญชีลูกหนี้กรรมการ ควรจะเป็นเลขกลมๆ เพราะเราคงไม่กู้หรือคืนเงินกู้ยืม ด้วยยอด 120,515 บาท มีเศษๆ หรอก หรือ หากมองไวๆ แบบง่ายๆ บัญชีนี้ไม่ควรมียอดสูงเกินกว่า หนี้สินหมุนเวียน เช่น เจ้าหนี้การค้า/เงินกู้จากธนาคาร เพราะ ถ้าบริษัทมีเงินเหลือให้กรรมการกู้ยืมจริง เหตุไฉน จึงไม่เอาเงินนั้นมาจ่ายชำระหนี้สิน ถูกมั้ย
รายการสินค้าสิ้นงวดนั้น ต้องบอกว่าเป็นรายการที่ใครๆ (ผู้สอบบัญชี หรือ สรรพากร หรือ นักลงทุน) ต้องแวะมาดูเพราะสามารถบอกอะไรได้หลายต่อหลายอย่าง เช่น
สินค้าคงเหลือ ค่อนข้างที่จะต้องดูเป็นพิเศษ หากกิจการใดมีระบบควบคุมที่ดี ก็คงต้องตรวจนับสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนสิ้นปี ว่ามีจริงๆ เท่าไหร่ มีเสื่อมสภาพบ้างหรือไม่ โดยอาจมีผู้สอบบัญชี ไปช่วยดูการตรวจนับด้วย เพื่อที่จะเสนอแนะหรือแนะนำระบบควบคุมให้ดียิ่งขึ้น
