สำหรับงานบัญชี เอกสารรายการค้าต่างๆ ที่ใช้ประกอบการบันทึก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ! ยิ่งในทางภาษีแล้วถือว่าสำคัญเป็นที่สุด!!
เพื่อที่จะทำให้สรรพากรยอมรับได้ ปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่นบิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
แต่ก็มีรายการบางประเภท ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ #ค่าเดินทาง #ค่ายานพาหนะ เพราะมีทั้งประเภท
มีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการส่งมอบเอกสารให้แก่ผู้ทำบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชี
ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน
ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน
.... ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้
1. ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปเสียภาษีที่เขต ฯลฯสำหรับหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมรับ ให้เป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิ ผู้ประกอบการควรต้องให้ความร่วมมือ
กับผู้จัดทำบัญชีเพื่อจัดทำรายละเอียดการจ่ายให้ครบถ้วน
ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน
1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน