สำนักงานบัญชีท่านเคยประสบบัญหาอย่างนี้หรือไม่ ?

< สำนักงานบัญชีท่านเคยประสบบัญหาอย่างนี้หรือไม่ ?

ธุรกิจสำนักงานบัญชีในประเทศไทย ส่วนมากจัดทำบัญชีและภาษีโดยนำเอกสารประกอบการจัดทำบัญชี มาจากลูกค้า มาบันทึกบัญชี และจัดเก็บเอกสารไว้ที่สำนักงานบัญชีของตนเอง พร้อมทั้งบริการนำส่งภาษีสรรพากรทุกประเภทให้ลูกค้า จากที่ผมทำธุรกิจสำนักงานบัญชีมายาวนานกว่า 20 ปี ทำให้เห็นปัญหาต่างๆ ที่เหมือนๆกันแทบทุกสำนักงาน ทั่วประเทศไทย

        ถึงแม้จะมีการวางแผนป้องกันและแก้ไขดีอย่างไรก็ตาม แต่ก็ยังเกิดขึ้นได้เป็นประจำทุกๆปี ท่านเคยประสบปัญหา

ดังต่อไปนี้หรือไม่ ?

1. พนักงานลาออกบ่อย อายุการทำงานของพนักงานเฉลี่ย 1-2 ปี ทำให้การทำงานสะดุด มีการวางแผนการทำงานยาก ไม่ต่อเนื่อง ขยายงานลำบาก เสียเวลาและค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมากกว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ความสามารถมาทำงาน ทดแทน ถ้าจะเตรียมพนักงานสำรองไว้ งบประมาณรายจ่ายก็ไม่เพียงพอ
2. ช่วงระยะเวลาการปิดบัญชี จัดทำงบการเงินประจำปีให้ลูกค้าของทุกๆปี จะเกิดปัญหาพนักงานมีไม่เพียงพอ หรือ

มีเพียงพอ แต่พนักงานมีประสบการณ์น้อยเกินไป

3. การจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานค่อนข้างน้อยกว่าธุรกิจอื่นๆ ถึงแม้สำนักงานบัญชีอยากจะจ่ายให้เท่ากับธุรกิจอื่นก็ตาม แต่เป็นเรื่องยากที่คิดจะหารายได้เพิ่ม การปรับอัตราค่าบริการจากลูกค้าเพิ่มขึ้นเป็นเรื่องยากมาก
4. การบันทึกบัญชีให้ลูกค้าล่าช้าเกิน 3 เดือนทำให้เกิดปัญหามากมายในช่วงระยะเวลาการปิดบัญชี จัดทำงบการเงินให้ทันกำหนด

     ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำซากนี้มีทางแก้ไขให้ดีขึ้นได้โดยสำนักงานบัญชีทั่วประเทศต้องอาศัยเทคโนโลยีสมัยใหม่โดยเฉพาะ การใช้ซอฟท์แวร์ที่ดีมีคุณภาพ ตอบสนองการใช้งานของสำนักงานบัญชีโดยเฉพาะ (Version สำนักงานบัญชี) ขณะเดียวกันก็นำซอฟท์แวร์นี้ไปเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงานให้ SME ที่เป็นลูกค้าของท่าน 

  
    เพื่อเป็นการแก้ปัญหาดังกล่าว บริษัท โปรซอฟท์ คอมเทค จำกัด ได้ร่วมมือกับสำนักงานบัญชี ผู้สอบบัญชี  ผู้รับทำบัญชีอิสระกลุ่มหนึ่งได้ร่วมกันจัดตั้งบริษัท ไทย แอคเคาท์ติ้ง ซอฟท์แวร์ จำกัด (ชื่อภาษาอังกฤษ Thai Accounting Software ชื่อว่า TAC ) โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันว่าอยากให้สำนักงานบัญชีทั่วประเทศร่วมเป็นผู้ถือหุ้นด้วย เพื่อเป็นการพัฒนา สำนักงานบัญชีให้มีคุณภาพ

   ประโยชน์ที่ท่านจะได้รับจากการเป็นผู้ถือหุ้น TAC

1. ได้ใช้โปรแกรม WINSpeed, myAccount, Fix Assets และ HR Pro ฟรี
2. ลูกค้า SMEของสำนักงานบัญชีได้ใช้โปรแกรมที่สำนักงานใช้โดยจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน TAC เป็นผู้ให้บริการ Training และตอบปัญหาข้อซักถามการใช้งานโปรแกรม ส่วนสำนักงานบัญชีมีหน้าที่แนะนำการใช้งานเบื้องต้นเพื่อให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจและยอมรับในการนำโปรแกรม myAccount ไปช่วยในการทำงาน
3. การบันทึกรายการเบื้องต้นเป็นหน้าที่ของพนักงานของลูกค้า เช่น การออกใบกำกับภาษี การออกใบเสร็จรับเงิน

การรับชำระหนี้ การบันทึกซื้อ การจ่ายชำระหนี้ เป็นต้น โดยใช้โปรแกรม myAccount ส่วนสำนักงานบัญชีของท่านมีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องและแก้ไขรายการค้า โดยไม่ต้องเสียเวลามาบันทึกข้อมูลใหม่ หลังจากได้ข้อมูลที่ถูกต้องสามารถ

นำข้อมูลที่ได้ไปจัดทำรายงานงบการเงิน และรายงานที่ส่งสรรพากรประจำเดือนที่ถูกต้องและทันเวลาทุกเดือน

4. การบันทึกข้อมูลบัญชีโดยโปรแกรม myAccount สามารถโอนย้ายข้มมูลผ่าน Internet ระหว่างลูกค้ากับสำนักงานบัญชีได้ ฉะนั้นสำนักงานบัญชีสามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องในการบันทึกบัญชีได้ตลอดเวลา
5. การสอนพนักงานของลูกค้าให้รู้วิธีใช้โปรแกรม myAccount ได้โดย TAC ซึ่งมีระบบ E-Learning และระบบ

Flow Chart การใช้โปรแกรมโดยผ่านระบบ Internet ฉะนั้นทั้งพนักงานของลูกค้าและสำนักงานบัญชีสามารถสื่อสารกัน

ได้ง่าย และมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน

6. จากผลสรุปโดยย่อข้างต้น เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาทั้ง 4 ข้อข้างต้นเช่น

        6.1 สำนักงานจะมีข้อมูล การบันทึกบัญชีของลูกค้าที่ Update ตลอดเวลา

        6.2 ถึงแม้จะเกิดเหตุการณ์ พนักงาน เข้า และออกบ่อยก็จะเกิดผลกระทบต่อสำนักงานบัญชีน้อยมาก

        6.3 พนักงานสำนักงานบัญชี สามารถดูแลลูกค้าได้มากรายขึ้น ซึ่งทำให้จ่ายผลตอบแทนให้พนักงานได้มากขึ้นด้วย

        6.4 เป็นการรองรับระบบ Pre-Filing ของสรรพากรที่จะเริ่มทดลองใช้ใน ปี 2555 ได้เป็นอย่างดี

     หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะมีประโยชน์ สำหรับใช้ประกอบกิจการ สำนักงานบัญชี ในอนาคต และเป็นการยกระดับคุณภาพของสำนักงานบัญชีในประเทศไทย ที่จะตอบสนองธุรกิจระดับ SME ในระดับเท่าเทียมกัน กับสำนักงานบัญชีของต่างประเทศ

ที่มา : คุณสุรศักดิ์  จารุวรรณสถิต  บริษัท ศักดิ์การบัญชีและที่ปรึกษา จำกัด