ถึงแม้เราจะปิดบัญชี ยื่นงบการเงิน และยื่นภาษีเป็นประจำทุกปี แต่การทบทวน Deadline ที่สำคัญ และตั้งเตือนล่วงหน้าไว้ในปฏิทินนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง
ตัวอย่างของ Deadline ที่ควรมีอย่างน้อยในปฏิทิน สำหรับงบการเงินสิ้นงวด 31 ธันวาคม ได้แก่
Deadline เหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ทำบัญชี เพราะหากพลาดการส่งเอกสารหรือปฏิบัติไม่ทัน Deadline แล้วละก็ นั่นหมายความถึงค่าปรับที่จะต้องจ่ายโดยไม่จำเป็นนั่นเอง
ทางที่ดีควรวางแผนเผื่อเวลาทำงานให้เสร็จ และเตรียมการยื่นเอกสารต่างๆ อย่างน้อยสัก 1 อาทิตย์ก่อน Deadline เผื่อว่าวันที่ยื่นเอกสารมีปัญหาไม่คาดคิดเกิดขึ้นจะได้มีเวลาแก้ไขให้ทันการ
คงปฏิเสธไม่ได้ว่าหนึ่งในปัจจัยที่มีผลต่อการปิดงบช้าหรือเร็ว นั่นก็คือความพร้อมของเอกสารที่ได้รับจากลูกค้า หากเอกสารในการบันทึกบัญชีไม่พร้อมแล้วละก็ ผู้ทำบัญชีอย่างเราก็ไม่สามารถปิดงบการเงินได้อย่างสมบูรณ์แน่นอน
เพื่อป้องกันความล่าช้าในการส่งเอกสารของผู้ประกอบการ สิ่งที่ผู้ทำบัญชีควรทำอย่างยิ่ง คือ
หากผู้ทำบัญชีไม่อยากมานั่งกังวลว่าจะได้รับเอกสารล่าช้าเพื่อมาบันทึกบัญชีแล้วละก็ ลองให้ผู้ประกอบการหัดสร้างเอกสารใน FlowAccount และยังทำให้ผู้ทำบัญชีสามารถทำงานร่วมกันเพื่อเข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลาอีกด้วย
แม้ว่าช่วงเวลาต้นปี การสรุปยอดผลประกอบการ และตัวเลขภาษีที่ต้องชำระให้แก่ผู้ประกอบการรับทราบนั้นค่อนข้างจะยากอยู่สักหน่อย เนื่องจากตัวเลขรายการปรับปรุงทั้งหลายอาจจะยังไม่เรียบร้อยดี แต่ผู้ทำบัญชีก็ควรแจ้งผลประกอบการและจำนวนภาษีประจำปีที่ผู้ประกอบการจะต้องชำระไว้คร่าวๆ ด้วย เพราะ
นอกจากการแจ้งเรื่องผลประกอบการและภาษีที่ต้องชำระแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ผู้ทำบัญชีจำเป็นต้องแจ้งผู้ประกอบการก็คือ ค่าธรรมเนียมงานบริการบัญชี ที่คาดว่าจะมีสำหรับการปิดงบการเงิน รวมไปถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง และที่สำคัญหากผู้ประกอบการยังติดค้างค่าทำบัญชีรายเดือนอยู่ ให้ถือโอกาสนี้ในการแจ้งเตือนการชำระเงินก็จะดีที่สุด
ผู้สอบบัญชีเป็นอีกบุคคลหนึ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการปิดงบการเงิน เพราะมีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินประจำปีว่า งบการเงินที่จัดทำมานั้นถูกต้องตามควรหรือไม่ พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบงบการเงินและความถูกต้องของการทำบัญชีของผู้ทำบัญชีในปีที่ผ่านมานั่นเอง ไม่ใช่เพียงเพราะกฎหมายกำหนดเท่านั้น แต่เพื่อให้ผู้ทำบัญชีได้ทราบข้อผิดพลาดเพื่อนำไปแก้ไขปรับปรุงต่อไปในอนาคตด้วย ดังนั้นการวางแผนการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ
ตัวอย่างการวางแผนงานกับผู้สอบบัญชีที่ควรทำตอนต้นปี ได้แก่
สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีนั้น เราต้องเริ่มต้นจากการมีทัศนคติที่ดีต่อกันและกันก่อน การทำงานจะได้ราบรื่นขึ้น งบการเงินเสร็จไวขึ้น งานของเราก็มีคุณภาพมากขึ้นนั่นเอง
ฤดูกาลปิดงบการเงินในปีนี้อาจจะเป็นอีกปีหนึ่งที่ท้าทายสำหรับผู้ทำบัญชีหลายๆ คน แต่เชื่อแน่ว่าหากเราเตรียมตัวกันอย่างดีแล้วก็ย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง
ที่มา: flowaccount
