Mobile Accounting ตัวช่วยให้การบันทึกบัญชีสะดวกยิ่งขึ้น

ในวันหนึ่ง ๆ คนเราใช้เวลากับการเดินทางค่อนข้างมากยิ่งเป็นนักธุรกิจหรือคนทำงาน เวลาส่วนใหญ่มักจะอยู่นอกสำนักงาน เพื่อไปประชุม เพื่อไปทำงาน หรือแม้แต่ไปเดินทางท่องเที่ยวตามความฝันแต่ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในยุคปัจจุบันพวกเขาก็ยังสามารถทำงานได้ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเมลสื่อสารกับลูกน้องลูกค้าหรือคู่ค้าผ่านApp. ต่าง ๆ บนโทรศัพท์มือถือ,Tablet หรือแม้กระทั่งSmartPhone

แต่ทุกวันนี้นอกจากงานพื้นฐานที่กล่าวมาแล้ว ท่านทราบหรือไม่ว่าแม้แต่งานทางด้านบัญชีก็สามารถจัดการผ่านอุปกรณ์ต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้เช่นกัน ท่านสามารถบันทึกค่าใช้จ่าย ทำใบเสนอราคาหรือออก Invoice ส่งให้ลูกค้า เช็คสถานะการเงินของกิจการ หรือแม้กระทั่งเช็คผลประกอบการของกิจการได้เองโดยตรงผ่านโทรศัพท์มือถือได้จากทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอถามนักบัญชีหรือต้องรอเวลาที่จะกลับไปสำนักงาน เพื่อเช็คตัวเลขเองอีกต่อไป

Mobile Accounting ส่วนใหญ่เป็นบริการเสริมจากโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ที่พัฒนา App. ให้ลูกค้าสามารถติดตั้งบนโทรศัพท์ มือถือ หรือTablet เพื่อความสะดวกในการใช้งาน และการใช้งานบน App.ก็ไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติมจากค่าบริการของ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
แต่ก็จะมี App. อีกประเภทหนึ่งที่พัฒนามาเพื่อเติมเต็มFunction ที่โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ไม่มีหรือยังพัฒนาไปไม่ถึง และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวกับบัญชีไปยัง โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ เช่น App. ที่เกี่ยวกับ Inventory, HR, POS ฯลฯซึ่งแน่นอนการจะใช้งาน App. เหล่านี้จะต้องเสียบริการเพิ่มเพื่อซื้อความสะดวกที่เพิ่มขึ้น


มาดูกันว่า Mobile Accounting ให้ความสะดวกแก่นักธุรกิจได้อย่างไรบ้าง?


1. ให้ความสะดวกในการเก็บหลักฐานการใช้จ่ายและบันทึกค่าใช้จ่าย
    ปัญหาเดิม ๆ ที่นักธุรกิจมักจะใช้เงินตัวเองจับจ่ายซื้อของที่ใช้ในกิจการแต่ไม่สามารถมีใบเสร็จไปให้สำนักงานบัญชีลงบัญชีเพราะทำหายไปหรือจำไม่ได้แล้วว่าซื้ออะไรไป ปัญหาดังกล่าวจะหมดไป เพราะท่านจะสามารถถ่ายรูปสินค้าหรือใบเสร็จที่ซื้อของนั้นและบันทึกลงไปในระบบบัญชีทันทีถ้าจะให้ดีเลิศกว่านั้นคือมีApp. บางตัวที่สามารถอ่านภาพแล้วแปลงเป็นตัวอักษร เพื่อเชื่อมโยงไปบันทึกบัญชีได้ทันที


2. สามารถใช้ออกอินวอยซ์เรียกเก็บเงินจากลูกค้าและเช็คยอดขายได้ตลอด
    บ่อยครั้งที่เราไปเยี่ยมเยียนลูกค้าหรือไปทำงานให้บริการลูกค้าแล้วต้องมีการออกใบเสนอราคาหรืออินวอยซ์ถ้าออกด้วยมือเราต้องเก็บรักษาและนำไปให้ฝ่ายบัญชีบันทึกบัญชีภายหลังแต่ Mobile Accounting ช่วยให้เราสามารถออกเอกสารบนมือถือ เซ็นต์ชื่อลงบนเอกสารจากหน้าจอโทรศัพท์แล้วส่งให้ลูกค้าทันทีที่การเจรจาหรือกาบริการเสร็จสิ้นลงและข้อมูลนั้นก็ถูกบันทึกในระบบบัญชีทันทีจึงทำให้การทำงานด้านขายสะดวกและรวดเร็วขึ้นมากที่ดีกว่านั้นคือสามารถเช็คยอดขายที่เป็นปัจจุบันได้เลย

3. สามารถเช็คยอดลูกหนี้คงค้างเพื่อแจ้งหนี้และรับชำระเงินได้ทันที
   สมัยก่อนกิจการที่มีการขายส่งสินค้าไปต่างจังหวัด ทุกต้นเดือนพนักงานขายต้องมาเบิกอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชำระ ถือออกไปเพื่อเยี่ยมเยียนและเก็บเงินที่ถึงกำหนดชำระเงินเมื่อกลับมาก็จะมาเคลียบัญชีว่ามีอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชำระเหลือกี่ใบ ส่วนต่างคือเงินที่ลูกค้าชำระมาเป็นเช็คหรือเงินสด แต่ทุกวันนี้ถ้าพนักงานขายไปถึงร้านค้าของลูกค้าสามารถเช็คยอดค้างชำระจากโทรศัพท์มือถือลงตัดหนี้ได้เลยถ้าลูกค้าชำระ ข้อมูลก็จะวิ่งเข้าระบบบัญชีตัดหนี้ให้โดยอัตโนมัติโดยพนักงานบัญชีเพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่งเท่านั้น

4. เจ้าของธุรกิจสามารถดูสถานะการเงินในบัญชีได้ทันที
   การที่ธุรกรรมเงินเข้า-ออกจะถูกบันทึกแบบ Real Time เจ้าของกิจการ จึงสามารถเช็คยอดเงินสด เงินฝากธนาคารที่เป็นปัจจุบันจาก Mobile Accounting ได้เลย ไม่ว่าอยู่มุมใดของโลก

5. การกระทบยอดบัญชีธนาคารทำได้ง่ายและสะดวกขึ้น
   จากนโยบายการตรวจสอบล่าสุดของกรมสรรพากร จะมีตัวชี้วัดตัวหนึ่งที่จะเช็คความน่าเชื่อถือของผู้เสียภาษีที่เป็นนิติบุคคลคือต้องมีการทำงบกระทบยอดธนาคารทุกเดือนดังนั้นเจ้าของธุรกิจคงต้องเริ่มปรับตัวจากการกระทบปีละครั้ง เปลี่ยนมาเป็นกระทบเดือนละครั้งโดยที่ Mobile App. หลายๆตัวที่จะทำหน้าที่ดึงข้อมูลจากธนาคารเข้ามาเพื่อกระทบยอดกับตัวเลขในระบบบัญชีให้ทุก ๆ วันซึ่งจะช่วยลดภาระการทำงานได้มาก

6. เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คตัวเลขทางบัญชีและงบกำไรขาดทุนได้เองผ่านโทรศัพท์มือถือ
   หมดสมัยแล้วกับการที่เจ้าของธุรกิจจะต้องสอบถามข้อมูลทางบัญชีจากนักบัญชีแล้วก็รอไปจนกว่าบัญชีจะไปรวบรวมมาให้ซึ่งบ่อยครั้งกว่าจะได้ตัวเลขมาก็สายเกินไป เพราะพนักงานบัญชีมีงานยุ่งรัดตัวอยู่เสมอ เพราะหากหันมาใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ที่มีMobileApp. ให้ด้วยเจ้าของธุรกิจก็จะสามารถขุดเจาะเคาะข้อมูลจากระบบบัญชีผ่านโทรศัพท์มือถือของตนเองได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทันใจโดยไม่ต้องรอข้อมูลจากนักบัญชีอีกต่อไป


ทั้งนี้ ในส่วนของการเลือกใช้ Mobile Accounting ท่านสามารถเลือกใช้ตามต้องการและความเหมาะสมของกิจการ เพราะMobile App. ของแต่ละโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ก็จะมีคุณสมบัติแตกต่างกันไปตามดีไซน์ของโปรแกรมนั้นๆ ซึ่งก่อนตัดสินใจซื้อโปรแกรมท่านสามารถสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับะMobile App. เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจเลือกซื้อโปรแกรมนั้นๆได้


Cr.https://www.tfac.or.th/Article/Detail/155014