บันทึกบัญชีการจ่ายเงินเดือนพนักงาน พร้อมหักเงินสมทบกองทุนประกันสังคม ต้องบันทึกบัญชีอย่างไร ?

การจ่ายเงินเดือนพนักงานถือเป็นรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำของทุกกิจการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ นอกจากการจ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานแล้ว กิจการยังมีหน้าที่หักเงินสมทบกองทุนประกันสังคมจากลูกจ้าง และสมทบเงินในส่วนของนายจ้างก่อนนำส่งให้สำนักงานกองทุนประกันสังคม
นักบัญชีจึงควรเข้าใจหลักการบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง เพื่อให้ข้อมูลในงบการเงินสะท้อนความเป็นจริง และเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี รวมถึงข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานและกฎหมายกองทุนประกันสังคม
บทความนี้จะอธิบายหลักการบันทึกบัญชี พร้อมยกตัวอย่างรายการบันทึกบัญชีในแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การตั้งหนี้เงินเดือน การหักเงินสมทบกองทุนประกันสังคม การรับรู้เงินสมทบในส่วนของนายจ้าง ไปจนถึงการนำส่งเงินสมทบกองทุนประกันสังคม เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง

หลักการบันทึกบัญชี
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและกองทุนประกันสังคม โดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่
1. บันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนและรายการหักจากพนักงาน
2. บันทึกเงินสมทบกองทุนประกันสังคมในส่วนที่นายจ้างรับผิดชอบ
3. บันทึกการนำส่งเงินสมทบกองทุนประกันสังคมให้สำนักงานกองทุนประกันสังคม

ขั้นตอนที่ 1 บันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนพนักงาน
สมมติว่า
• เงินเดือนพนักงาน 50,000 บาท
• หักเงินสมทบกองทุนประกันสังคมจากพนักงาน 875 บาท
• จ่ายเงินเดือนสุทธิ 49,125 บาท

รายการบันทึกบัญชี
Dr. เงินเดือน (หมวดค่าใช้จ่าย) 50,000 บาท
Cr. เงินสมทบกองทุนประกันสังคมค้างจ่าย (หมวดหนี้สิน) 875 บาท
Cr. เงินสด/เงินฝากธนาคาร (หมวดสินทรัพย์) 49,125 บาท
คำอธิบาย : กิจการรับรู้ค่าใช้จ่ายเงินเดือนเต็มจำนวน เนื่องจากเป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง ขณะที่เงินสมทบกองทุนประกันสังคมที่หักจากพนักงานถือเป็นหนี้สินที่กิจการต้องนำส่งให้สำนักงานกองทุนประกันสังคมในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 2 บันทึกเงินสมทบกองทุนประกันสังคมในส่วนของนายจ้าง
นายจ้างมีหน้าที่สมทบเงินเข้ากองทุนประกันสังคมในอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ สมมติว่านายจ้างสมทบ 875 บาท
รายการบันทึกบัญชี
Dr. เงินสมทบกองทุนประกันสังคม (หมวดค่าใช้จ่าย) 875 บาท
Cr. เงินสมทบกองทุนประกันสังคมค้างจ่าย (หมวดหนี้สิน) 875 บาท
คำอธิบาย : เงินสมทบในส่วนของนายจ้างไม่ใช่เงินที่หักจากพนักงาน แต่เป็นภาระค่าใช้จ่ายของกิจการ จึงต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และรับรู้เป็นหนี้สินรอการนำส่ง

ขั้นตอนที่ 3 บันทึกการนำส่งเงินสมทบกองทุนประกันสังคม
เมื่อถึงกำหนดนำส่งเงินสมทบกองทุนประกันสังคมยอดที่ต้องนำส่งส่วนของลูกจ้าง 875 บาท และส่วนของนายจ้าง 875 บาท รวม 1,750 บาท
รายการบันทึกบัญชี
Dr. เงินสมทบกองทุนประกันสังคมค้างจ่าย (หมวดหนี้สิ้น) 1,750 บาท
Cr. เงินสด/เงินฝากธนาคาร (หมวดสินทรัพย์) 1,750 บาท
คำอธิบาย : เมื่อกิจการนำส่งเงินให้สำนักงานกองทุนประกันสังคม หนี้สินที่เคยบันทึกไว้จะลดลง และเงินสดหรือเงินฝากธนาคารก็ลดลงตามจำนวนที่จ่ายจริง

ข้อควรระวังในการบันทึกบัญชี
• บันทึกค่าใช้จ่ายเงินเดือนเป็นยอด ก่อนหัก รายการต่างๆ เสมอ
• แยกเงินสมทบกองทุนประกันสังคมของลูกจ้างและนายจ้างให้ชัดเจน แม้ว่าจะใช้บัญชีหนี้สินเดียวกันก็สามารถทำได้ หากมีรายละเอียดประกอบเพียงพอ
• ตรวจสอบอัตราและเพดานเงินสมทบกองทุนประกันสังคมตามประกาศที่มีผลบังคับใช้ในแต่ละช่วงเวลา เนื่องจากอาจมีการเปลี่ยนแปลง
• นำส่งเงินสมทบภายในกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงเงินเพิ่มและค่าปรับ
• หากมีรายการหักอื่นๆ เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือสหกรณ์ออมทรัพย์ ควรแยกบันทึกเป็นหนี้สินแต่ละประเภทอย่างชัดเจน

เขียนและเรียบเรียงโดย : บริษัท โปรซอฟท์ ซีอาร์เอ็ม จำกัด | 06 กรกฎาคม 2569

หน้าแรก

ระบบติดตามหนี้และบันทึกบัญชี